Cada vez mais, a facturação pode ser simples, rápida e intuitiva. A transformação digital fez das facturas digitais um facto da vida.
Desde os primeiros sistemas de faturação aos que temos hoje em dia, as coisas mudaram muito. Se antes serviam basicamente para ter uma melhor contabilidade e agilizar os processos contabilísticos, hoje em dia são soluções globais que permitem realizar operações complexas como, por exemplo, a faturação entre empresas ou interempresa.
Neste artigo, explicamos o que é software de nuvem e as principais razões para utilizar software de facturação.
Porque não colar-se ao papel?
Uma vez que as facturas electrónicas contêm todas as informações necessárias para efectuar o pagamento, elimina a possibilidade de serem cometidos erros, por exemplo, o envio de um montante errado ou a ocorrência de erros de digitação ao introduzir os detalhes de pagamento. Ao automatizar esta parte do processo de pagamento, tanto o remetente como o destinatário da factura podem beneficiar de grandes economias de custos.
Por exemplo, o fornecedor poupa dinheiro que de outra forma seria gasto na impressão e lançamento de facturas, respondendo a pedidos de cópias ou facturas perdidas de clientes, enviando lembretes e lidando com erros no pagamento.
Os custos de mão-de-obra da execução de todas estas tarefas podem rapidamente somar-se. Além disso, a facturação electrónica torna todo o processo mais rápido, o que significa que o fornecedor pode receber o dinheiro mais rapidamente e ter um fluxo de caixa mais previsível e manejável.
Da mesma forma, o comprador (seja um consumidor privado ou uma pequena empresa) poupa tempo e custos de mão-de-obra associados ao processamento de facturas em papel e evita taxas bancárias e custos administrativos adicionais que podem surgir quando são cometidos erros no pagamento de facturas.
Vantagens da facturação electrónica
A realidade é que por pouco que seja o volume das suas operações, um sistema de faturação pode ser de grande utilidade.
Seguidamente, vamos analisar porque é que necessita de um sistema de faturação.
1. Preço competitivo
Adquirir um sistema de faturação eletrónica pode ser um investimento, seja em versão local (on premise) ou na nuvem. Seja como for, nem sempre estamos preparados para fazer este investimento.
No entanto, o retorno do investimento da compra deste tipo de software é rápido, uma vez que apenas os custos de impressão e envio das faturas permitem poupanças de até 70% do custo total do processamento das mesmas.
Além disso, evitamos guardar papéis em espaços físicos como, por exemplo, arquivadores e armazéns, o que se traduz numa poupança dos gastos de espaço.
2. Evitar erros
Graças à ligação a outros programas e sistemas, evita a introdução de dados manuais e a necessidade de controlos. Os erros humanos ficam, assim, fora do processo de faturação eletrónica.
3. Maior acessibilidade
Se está familiarizado com os prazos de contabilidade saberá que o processo de recolha de faturas e dados pode ser entediante, já para não falar do acesso às informações, que não é nada simples quando se trata de faturas em papel.
Graças aos potentes motores de busca que incorporam estes sistemas de faturação, o acesso às informações é imediato e preciso.
4. Maior produtividade
Cria a fatura, verifica-a, aprova-a, contabiliza-a, envia-a e espera que seja verificada.
Se o seu ciclo é demasiado longo, porque deve repetir este processo uma e outra vez, necessita de um sistema de faturação que o(a) ajude.
Num sistema de faturação pode emitir automaticamente faturas, além de as processar rapidamente, o que lhe permite encurtar o ciclo de faturação.
5. Melhor segurança
Imagine que um colaborador descontente altera ou desvia fundos mediante a emissão de faturas fraudulentas. Além de um grande problema para a sua empresa, pode ter problemas com as finanças públicas, apenas para mencionar alguns.
Muitos sistemas de faturação permitem-lhe controlar o acesso às informações e às funções mediantes papéis e controlos, o que lhe proporciona mais segurança sobre a sua contabilidade. Assim, reduzem-se os riscos de fraude por duplicidade, alteração ou falsificação de faturas.
O que é um Software na Cloud?
Um software na nuvem utiliza os dados online, sem necessidade de qualquer tipo de armazenamento físico. Assim, todas as funcionalidades de um software na cloud estão sempre disponíveis e completamente atualizadas.
Uma grande vantagem da utilização de software de facturação em nuvem é que utiliza sempre a versão mais recente do programa. O que significa isto? Significa que está sempre actualizado. Na realidade, as actualizações são automáticas e rápidas.
Quão sofisticado deve ser o seu sistema de faturação?
Tão sofisticado quanto quiser. Se a sua empresa emite apenas poucas faturas por mês, talvez possa ser bom para si um sistema de faturação online simples.
Se a sua empresa é um ecommerce, ou uma grande empresa que emite milhares de faturas semanais, é evidente que necessita de um sistema mais robusto.
SAP Business One é uma plataforma completa que lhe permite integrar todas as operações da empresa para que possa automatizar muitas das operações contabilísticas mais complicadas.
Como escolher um sistema de facturação digital?
Antes de mais, é importante compreender as necessidades do seu negócio em termos de facturação e emissão de outros tipos de documentos e avaliar as diferentes opções existentes no mercado.
Se deseja consultar como funciona um sistema completo como o SAP Business One, na Ebit podemos oferecer-lhe uma demonstração sem compromisso. Não hesite em entrar em contacto connosco.
