O rápido aumento do número de entidades e empresas subsidiárias que operam em escala global faz com que a reconciliação das operações seja especialmente complexa. Se está a pensar como funciona a faturação Intercompany, explicamos-lhe quem são os grupos que mais beneficiam deste tipo de soluções e como melhora a contabilidade das empresas envolvidas.
O que é a contabilidade intercompany
A faturação entre empresas portuguesas ou faturação intercompany é o processo de redistribuição de informação financeira do Livro Razão, entre empresas que partilham gastos ou mão de obra no mesmo projeto.
O processo de faturação Intercompany permite que cada uma das empresas possa fazer coincidir os rendimentos e os gastos, avaliando a rentabilidade. Este processo também cria registos de contas a cobrar e contas a pagar de empresas vinculadas no Livro Razão geral, mantendo os saldos gerais de cada empresa em equilíbrio.
A faturação intercompany permite partilhar os recursos dos colaboradores entre as empresas enquanto partilham os esforços de trabalho partilhados. Por exemplo:
- Mão de obra: um colaborador de uma empresa pode aplicar tempo ao projeto, fase ou tarefa de outra empresa na sua parte de horas.
- Custos por gastos: um colaborador de uma empresa pode cobrar viagens, refeições e outros gastos ao projeto de outra empresa no seu relatório de gastos.
Processo de vendas intercompany em contabilidade
A sua empresa pode ter diferentes departamentos internos, empresas subsidiárias e outras organizações legais que transferem produtos e serviços entre si para lidar com projetos.
Por exemplo. Imagine que duas empresas legais, a Anaxa TIC Portugal e a Anaxa TIC Brasil partilham recursos para um projeto destinado a um cliente final.
Como é lógico, estas duas empresas devem ter claro o fluxo que seguirão para processar as transações que, em muitos casos, dependerá da aplicação de contabilidade ou plataforma utilizada. Pode consultar neste link as necessidades que deve procurar numa aplicação de gestão empresarial.
A quem beneficia a utilização de aplicações de reconciliação contabilística entre empresas
A utilização de aplicações ou plataformas destinadas à reconciliação entre empresas associadas tem muitos benefícios, mas destacam-se especialmente os benefícios para os diferentes departamentos.
Departamento contabilístico a nível subsidiário
Quando os pagamentos se devem processar (e o ideal é que se processem o mais rapidamente possível), são evitados atrasos e litígios.
Para tal, é necessário certificar-se de que contamos com os documentos próprios e que correspondem, ao milímetro, com os dos nossos sócios comerciais internos.
Contabilidade geral
Quando falamos de contabilidade geral, as aplicações de contabilidade intercompany proporcionam uma visão central que permite ter em dia os dados procedentes de todas as empresas envolvidas.
Além disso, permitirá ter uma visão geral de todos os fluxos de trabalho empresariais, bem como a identificação dos estrangulamentos que podem impedir que os processos avancem nos fechos financeiros.
Abordagens da faturação entre empresas
Existem três abordagens básicas para a faturação intercompany que afetam significativamente a forma através da qual se refletem nas suas operações.
A abordagem que irá utilizar dependerá da sua empresa ou grupo de empresas.
Abordagem 1: ênfase nos colaboradores
Nesta primeira abordagem, a mão de obra e as receitas do projeto são transferidos para a empresa de origem.
Neste caso, não perca de vista:
- A conta de resultados de uma empresa reflete as receitas e os gastos de mão de obra de todos os colaboradores dessa empresa.
- O trabalho pertence à empresa de origem do colaborador.
- As receitas pertencem à empresa de origem do colaborador. A faturação intercompany movimenta todas as receitas (ou uma parte delas) da empresa do projeto para a empresa de origem do colaborador.
- Os gastos gerais pertencem à empresa de origem do colaborador. A faturação intercompany não realiza qualquer registo de gastos gerais.
Abordagem 2: ênfase em projetos
Neste sistema, transfere os gastos gerais da empresa de origem do colaborador para a empresa do projeto.
Nesta abordagem, tenha em conta:
- A conta de resultados de uma empresa reflete as receitas e os gastos de mão de obra de todos os projetos propriedade dessa empresa, independentemente da empresa a que pertence cada colaborador.
- A mão de obra pertence à empresa do projeto. Não se realizam registos de mão de obra.
- As receitas pertencem à empresa do projeto. Não se realizam registos de receitas.
- Os gastos gerais pertencem à empresa do projeto. É transferido um montante específico de gastos gerais da empresa de origem do colaborador para a empresa proprietária do projeto.
Abordagem 3: apenas custos
Neste método, não se realiza qualquer transferência adicional de gastos gerais ou receitas para a empresa proprietária do projeto à qual o colaborador imputou tempo ou gastos.
Tenha em conta nesta abordagem:
- A conta de resultados de uma empresa reflete as receitas e os gastos de mão de obra de todos os projetos propriedade dessa empresa, independentemente da empresa a que pertence cada colaborador.
- A mão de obra pertence à empresa do projeto. Não se realizam registos de mão de obra.
- As receitas pertencem à empresa do projeto. Não se realizam registos de receitas.
- Os gastos gerais reais pertencem à empresa do colaborador.
- Diferentes abordagens para diferentes tipos de custos de projetos
Estas diferentes abordagens não querem dizer que deva utilizar a mesma para todos os projetos. Para os projetos gerais pode utilizar uma abordagem e para projetos promocionais pode utilizar outra. Graças a um software de gestão empresarial flexível como o SAP Business One pode configurar diferentes abordagens de projetos para que reflitam a contabilidade intercompany da maneira que considere mais apropriada.