Os gestores de projetos não só têm de satisfazer as exigências de projetos específicos, como também têm de contribuir para melhorar os processos empresariais internos.
É por isso que ter as ferramentas certas, como um software de gestão de projetos, faz toda a diferença.
Se tiver dúvidas sobre esta ferramenta, este artigo responder-lhe-á.
Começaremos por definir o que é um software de gestão de projetos, aprofundar as suas vantagens e as razões pelas quais as empresas confiam nesta solução. Em seguida, compilamos uma lista de verificação de questões a considerar ao selecionar o software de gestão de projetos adequado e, por fim, analisamos as chaves para uma implementação bem sucedida.
O que é um software de gestão de projetos?
Um software de gestão é uma ferramenta abrangente que, quando implementada numa empresa, otimiza os seus recursos, melhora as suas operações e facilita o acompanhamento de tarefas e a comunicação interna.
Em suma, é o espaço de trabalho completo a partir do qual todas as áreas de uma empresa podem ser coordenadas de forma colaborativa e fluida.
(Numa caixa: Uma boa solução de gestão de projetos entrelaça os fluxos de trabalho de toda a organização. Isto melhora a organização e a comunicação para atingir os objetivos empresariais).
Em termos gerais, as principais funções do software de gestão de projetos são:
- Conseguir uma organização e uma gestão centralizadas
- Controlo realista dos custos e dos prazos
- Planeamento de projetos, atribuição de recursos, funções e etapas
- Facilitar a comunicação entre os membros do seu grupo de trabalho
- Atribuição de tarefas, com etapas e notificações de alterações efectuadas
Os 3 grandes desafios da gestão de projetos
A gestão de operações e projetos é uma tarefa complexa que requer uma grande quantidade de tempo e energia. O software de gestão de projetos pode tornar esta tarefa muito mais fácil e eficiente.
Além disso, o aumento da dimensão e da complexidade das organizações torna necessário dispor de soluções para administrar e gerir projetos em diferentes áreas. É evidente que o trabalho manual não é escalável.
Eis os principais desafios que devem levar as empresas a procurar um software de gestão:
- Escalabilidade. Quando um projeto cresce, tanto em volume como em dimensão e âmbito, a necessidade de soluções escaláveis é crítica. Confiar em processos manuais e folhas de cálculo coloca os projetos em risco, e o investimento de tempo é muito maior para evitar erros. Por outro lado, é fundamental ter previsões e relatórios de progresso úteis e precisos, que só as ferramentas automatizadas podem fornecer a estes níveis.
- Eficiência: atualização manual ou automática? As empresas preferem utilizar o software de gestão de projetos para obter informações sobre os processos em tempo real. Desta forma, podem dedicar mais tempo à análise dos dados do que à sua introdução. É preferível uma abordagem ordenada desde o início, a fim de tomar decisões de investimento corretas e obter uma maior produtividade.
- Colaboração. Uma das maiores tendências, especialmente no mundo pós-pandémico, tem sido a colaboração “além fronteiras” em todas as organizações. Ter um espaço de projeto partilhado e acompanhar os fluxos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto.
Vantagens do software de gestão de projetos
Uma gestão de projetos (e um controlo de gestão) eficiente é essencial para alcançar o sucesso e permanecer competitivo num ambiente em constante mudança.
Para responder aos desafios acima referidos, cada vez mais organizações estão a recorrer a ferramentas como o software de gestão de projetos.
Nesta secção, compilamos as principais vantagens oferecidas por esta ferramenta:
- Produtividade e eficiência. Com o software de gestão de projetos, é pouco provável que se perca tempo à procura de tarefas ou a duplicar trabalho. Isto não só aumenta a produtividade, como também a qualidade do trabalho.
- Melhoria da comunicação. Tal como referido anteriormente, o software de gestão de projetos melhora a comunicação. Os membros da equipa podem partilhar ficheiros, comentários e atualizações de estado em tempo real. Isto significa que todos têm acesso às últimas atualizações e podem tomar decisões informadas mais rapidamente.
- Acompanhamento mais fácil. Com o software de gestão de projetos, pode acompanhar facilmente o progresso do seu projeto. Num relance, pode ver quais as tarefas que foram concluídas, quais as que estão em curso e quais as que estão pendentes. Os estrangulamentos também são identificados num relance.
- Melhorar a gestão do tempo. O software de gestão de projetos pode ajudar a melhorar a gestão do tempo. Permite-lhe estabelecer prazos para as tarefas e ver quanto tempo está a demorar a concluí-las. Isto pode ajudar a identificar áreas onde o tempo está a ser desperdiçado e a tomar medidas para as resolver.
- Integração com outras ferramentas. Para além de ligar objetivos, uma plataforma de gestão de projetos permite ligar todas as ferramentas empresariais num único espaço. Por exemplo, a comunicação interna com uma aplicação como o Slack, ou os documentos do Drive ou do Dropbox.
Como escolher o software de gestão de projetos adequado
Existem muitos softwares de gestão de projetos disponíveis, pelo que é importante escolher o mais adequado de acordo com as necessidades da empresa em questão.
Como cada empresa tem as suas particularidades e não é possível generalizar, criámos uma lista de questões a ter em conta na escolha do software de gestão de projetos adequado (estão agrupadas por blocos):
Custos
- Qual é o modelo de preços do fornecedor de software de gestão de projetos – assinatura mensal, pagamento único ou um modelo de preços personalizado?
- Existem custos adicionais para características ou serviços específicos?
- O fornecedor de software oferece um teste gratuito para avaliar antes de comprar?
Escalabilidade e integração
- O software de gestão de projetos consegue gerir projetos de diferentes dimensões?
- É fácil adicionar ou remover utilizadores do software à medida que a empresa cresce ou muda?
- O software oferece opções para expandir a funcionalidade ou adicionar módulos à medida que as necessidades da empresa aumentam?
- O software oferece opções de integração com outras ferramentas que possam ser necessárias?
Um dos maiores desafios para uma empresa é ser capaz de crescer continuamente y ou seja, precisa entender o que é escalabilidade e como implementá-la.
Facilidade de utilização
- A interface da solução é intuitiva e fácil de utilizar?
- Proporciona uma experiência de utilizador suave e sem falhas?
- É fornecida documentação ou tutoriais para facilitar a instalação inicial e a configuração do software?
Funcionalidades e características
- Que funcionalidades adicionais oferece a solução de gestão de projetos?
- Dispõe de ferramentas para controlo de tarefas, atribuição de recursos e controlo do tempo?
- Oferece opções de colaboração e comunicação em tempo real entre os membros da equipa?
- Fornece relatórios e análises de desempenho?
Personalização
- Posso personalizar os fluxos de trabalho e adaptar a solução às necessidades específicas dos meus projetos?
- É possível personalizar a interface do utilizador?
Segurança
- Dispõe de medidas de segurança sólidas para proteger as informações do projeto?
- Está em conformidade com as normas de segurança e privacidade da UE?
- Oferece ferramentas para a partilha segura de ficheiros e documentos?
Apoio técnico
- Oferecem apoio técnico para resolver problemas e responder a perguntas?
- Qual é o tempo médio de resposta do apoio técnico?
- Existem custos adicionais para o suporte técnico?
6 chaves para uma implementação de software de gestão bem sucedida
Agora que já vimos as suas vantagens e as questões básicas a considerar antes de seleccionar um software de gestão de projetos, eis as principais recomendações para uma implementação bem sucedida, sempre adaptada às circunstâncias:
1. Criar uma equipa de partes interessadas
Se possível, o ideal seria criar um grupo de partes interessadas. Ter a opinião da equipa que vai utilizar a ferramenta deve ser obrigatório. Isto garante que quem vai utilizar a ferramenta está satisfeito e dá feedback ao longo do processo de implementação (especialmente se a empresa for muito grande).
Esta equipa deve ser composta por pessoas com competências técnicas, conhecimentos empresariais e capacidades de liderança.
2. Definir objetivos mensuráveis e KPI
Ao implementar qualquer tipo de software, é importante estabelecer objetivos claros e definir os KPI (Key Performance Indicators) adequados.
Desta forma, é possível concentrar a implementação e avaliar o sucesso do software.
Como recomendação, é útil começar por identificar os objetivos específicos pretendidos com a implementação do software. Exemplos de objetivos podem incluir a melhoria da eficiência da gestão do projeto, o aumento da produtividade da equipa, a redução dos prazos de entrega, a melhoria da comunicação e da colaboração ou a melhoria da qualidade dos resultados do projeto.
Cada objetivo deve então ser dividido em metas mais específicas e mensuráveis. Por exemplo, se o objetivo é melhorar a eficiência da gestão de projetos, uma meta pode ser reduzir o tempo médio de conclusão do projeto em 20% durante um determinado período.
Uma vez definidos os objetivos, é altura de identificar os KPI que irão medir o progresso e o sucesso em relação a esses objetivos. Nesta altura, é também necessário definir as métricas específicas e os critérios de medição para cada um dos KPI identificados. Por exemplo, se o KPI for o tempo médio de conclusão do projeto, a métrica pode ser o número de dias decorridos desde o início até à conclusão de cada projeto, e a métrica pode ser a média desses tempos.
3. Gerir o risco para resolver rapidamente os problemas
O risco é inerente a qualquer implementação.
Sempre que um requisito é delineado, é importante definir o risco que pode implicar: dados insuficientes, erros no software, projetos incompletos, possível falta de aceitação, etc.
Se ocorrerem, podem ser resolvidos mais rapidamente.
4. Formar a equipa
A formação é um ponto crucial na implementação de qualquer software. Só com uma boa formação é possível garantir que os utilizadores possam tirar o máximo partido das suas capacidades.
Além disso, melhora a aceitação do software, ou seja, uma formação abrangente minimiza a resistência à mudança e incentiva a adopção bem sucedida do software pelos utilizadores.
Ao proporcionar uma formação de qualidade, os utilizadores adquirem a confiança e as competências necessárias para utilizar o software de forma eficaz, o que, por sua vez, contribui para uma implementação bem sucedida e para os resultados desejados.
5. Fazer muitos testes
Antes de lançar o software de gestão na íntegra, efetue testes exaustivos para identificar e corrigir potenciais erros ou problemas. Isto inclui testar diferentes cenários, verificar a integração com outros sistemas e avaliar o desempenho e a facilidade de utilização.
Testar o software ao longo do ciclo de desenvolvimento é uma garantia de qualidade, é fundamental para o sucesso do projeto. É muito difícil vender software lento, com bugs, inseguro ou difícil de utilizar. E se possível, uma implementação gradual em vez de uma mudança completa e repentina é sinónimo de sucesso. Porque permite que o software seja avaliado e ajustado à medida que a implementação avança, minimizando o risco e maximizando a aceitação do utilizador.
6. Avaliar e efetuar ajustamentos contínuos
Após a implementação inicial, é importante monitorizar regularmente o desempenho do software de gestão e recolher todas as opiniões da equipa.
Isto será fundamental para poder efectuar todos os ajustes e melhorias necessários para que o sistema se adapte à empresa.
Conclusão
Vimos o que é um software de gestão de projetos, quais são as suas vantagens, por que razão as empresas confiam nesta solução, uma lista de verificação de questões a considerar ao selecionar o software de gestão de projetos adequado e, finalmente, as principais recomendações para uma implementação bem sucedida.
Em conclusão, o software de gestão de projetos pode facilitar o trabalho em equipa, não só porque otimiza os recursos. Acima de tudo, porque proporciona uma visão clara e em tempo real das atividades, promovendo a colaboração, a coordenação e a tomada de decisões justificadas.
