Provavelmente concorda que o sucesso de qualquer modelo de gestão depende, antes de mais nada, de um bom planeamento. No entanto, a execução eficaz é também fundamental. E isso significa um conjunto de ferramentas de gestão empresarial para optimizar o desenvolvimento e orientá-lo na direcção que deseja para a sua empresa.
Os instrumentos de gestão empresarial são geralmente sistemas e modelos (técnicas e estratégias) que facilitam e aumentam o controlo e conhecimento de todos os processos e actividades de uma organização. Além disso, reforçam a tarefa de liderar os diferentes gestores de área na empresa.
Num outro artigo, dissemos-lhe com mais profundidade o que deve ter em conta na gestão da sua empresa. Agora partilhamos consigo algumas ferramentas de gestão empresarial para um desenvolvimento óptimo da sua estratégia.
Ferramentas de gestão que facilitam a gestão da sua estratégia
Como lhe dissemos anteriormente, as ferramentas de gestão empresarial são técnicas de administração ou gestão que permitem a uma empresa enfrentar as constantes mudanças no mercado, e fazer uma gestão de qualidade de uma empresa. Por este motivo, vamos agora analisar as principais ferramentas de gestão empresarial.
1. Capacitação
A capacitação é uma ferramenta de gestão que consiste em delegar e dar responsabilidade aos trabalhadores ou equipas de trabalho de uma empresa para poderem tomar decisões, resolver problemas ou executar tarefas sem necessidade de consultar ou obter a aprovação dos seus superiores.
Através deste instrumento, as equipas de trabalho têm mais poder de decisão, maior autoridade para resolver problemas e autonomia no desempenho das suas funções. Por conseguinte, têm mais responsabilidade na execução de tarefas, objetivos e resultados.
A capacitação dar-lhe-á vantagens, embora para que seja aplicada com sucesso numa organização, seja necessário preencher alguns requisitos:
- Fornecer informação adequada: para a aplicação bem sucedida do empoderamento, o empregado deve ter toda a informação necessária que lhe permita tomar as decisões corretas. Por exemplo, compreender a tarefa, conhecer os resultados esperados, e saber a quem e quando os apresentar.
- Ter os recursos corretos: isto refere-se a empregados que tenham à sua disposição todas as ferramentas e recursos necessários. Por exemplo, ter a formação necessária e dispor de todos os suprimentos necessários para desempenhar bem as suas tarefas.
- Avaliar e recompensar o desempenho: Para uma correta aplicação do empoderamento, no final da tarefa, os resultados obtidos devem ser avaliados e se não corresponderem às expectativas, os erros e consequências devem ser analisados; mas se corresponderem ou excederem as expectativas, o trabalho realizado deve ser reconhecido e recompensado, quer com incentivos, recompensas econômicas, quer com uma maior delegação de poder e autoridade.
2. Outsourcing
A subcontratação consiste na contratação de terceiros para a realização de actividades, funções ou processos complementares que não fazem parte do objectivo principal do negócio.
Através da aplicação do outsourcing, transferimos actividades, funções ou processos para empresas especializadas que garantem uma maior eficiência. A aplicação de outsourcing ou subcontratação na sua empresa permite-nos obter as seguintes vantagens ou benefícios:
- Maior eficiência através da transferência de actividades, funções ou processos para uma empresa que os faz melhor do que nós.
- Redução de custos: transferindo actividades, funções ou processos para uma empresa que os realiza a um custo inferior.
- Aumento da qualidade e da competitividade: por ser capaz de se concentrar nas actividades de valor ou na principal linha de negócio.
3. Benchmarking
Benchmarking é uma ferramenta de gestão que consiste em monitorizar empresas semelhantes à sua para avaliar serviços, identificar os melhores e adaptá-los ao seu negócio. Não significa copiar, mas tomar como referência os melhores aspectos de outras empresas, incluindo processos de trabalho, práticas empresariais, políticas, etc., para os aplicar na sua própria empresa, mas sempre acrescentando a sua própria criatividade.
Aqui estão alguns aspectos que deve ter em conta para uma aplicação bem sucedida da avaliação comparativa:
- Defina quais os aspectos que vai avaliar: podem ser, por exemplo, os aspectos que pretende melhorar, por exemplo, as vendas.
- Escolha as empresas a serem analisadas: procure aquelas que têm ou fazem melhor o que queremos melhorar. Podem ser concorrentes directos ou empresas pertencentes a um sector diferente. Por exemplo, seleccionaríamos as empresas que utilizam as melhores estratégias de vendas para o nosso tipo de produto.
- Analisar os aspectos que vamos aferir nas empresas que seleccionámos. Para tal, poderíamos comprar os seus produtos, visitar as suas instalações, entrevistar pessoas que tenham sido seus clientes ou que tenham trabalhado com eles, etc. Por exemplo, analisaríamos os produtos, a localização dos pontos de venda, as mensagens publicitárias, etc., das empresas que seleccionámos.
Tomaríamos como referência os melhores aspectos da empresa ou empresas seleccionadas, e depois continuaríamos a implementá-los ou adaptá-los na nossa, mas tentando sempre ultrapassá-los e acrescentar-lhes as nossas melhorias e criatividade. Por exemplo, continuaríamos a implementar as melhores estratégias de vendas que identificámos a partir das empresas seleccionadas, mas acrescentando-lhes as nossas próprias melhorias.
4. Downsizing
Num contexto de redução crescente, especialmente em empresas tecnológicas, o downsizing é particularmente importante. Esta ferramenta facilita a reorganização ou reestruturação de organizações, melhorando os sistemas de trabalho, redesenhando a organização a todos os níveis e ajustando o número de empregados para manter as organizações competitivas.
A aplicação de downsizing poderia envolver, por exemplo, eliminar um departamento que não acrescenta valor à empresa, tornando o processo mais curto e simples, dando mais poder de decisão aos trabalhadores, ou reduzindo o número de funcionários. Alguns conceitos relacionados com o downsizing:
Resizing: Consiste em remensurar a dimensão de uma empresa.
Rightsizing: Consiste em dar o tamanho ideal a uma empresa.
A redução do tamanho surgiu como uma necessidade de resolver os efeitos do crescimento da dimensão das organizações, o excesso de burocracia, que dificultou a tomada de decisões e a adaptação a novas circunstâncias. Foi necessário repensar as estruturas e modos de tomada de decisão para aumentar a velocidade de resposta e a capacidade de adaptação.
5. Join venture
A join venture é um instrumento de gestão que consiste numa parceria a longo prazo entre duas ou mais empresas que se juntam para formar uma aliança comercial para alcançar um objectivo comum. Por exemplo, a criação de um novo negócio, o desenvolvimento de um novo produto, a prestação de um serviço, etc.
As empresas envolvidas podem contribuir ou partilhar recursos tais como matérias-primas, capital, pessoal, canais de distribuição, tecnologia, conhecimento do mercado, etc. Para além da partilha de recursos, uma empresa comum envolve também a partilha de esforços, responsabilidades e o risco de empreender um negócio.
Uma join venture pode ser empresarial (quando resulta na criação de uma nova empresa com autonomia jurídica) ou contratual (quando as empresas envolvidas realizam uma actividade comum, mas não criam uma nova empresa). Dependendo do âmbito geográfico, uma empresa comum pode ser nacional (quando é entre empresas da mesma nacionalidade e dentro do seu país de origem) ou internacional (quando é entre empresas de nacionalidades diferentes).
Conclusão
Estes sistemas de gestão são baseados em modelos informáticos que automatizam os processos de uma empresa. Além disso, integram os vários profissionais e áreas organizacionais, facilitam o trabalho colaborativo, alinham objectivos e, em suma, proporcionam a eficiência e produtividade que todos os gestores desejam.
