Se é responsável pela área de contabilidade financeira da sua empresa, e está a pensar em implementar um ERP, tem sorte. Porquê? Porque vai passar de pedir a receber. Porque vai liderar uma mudança vital para a sua empresa, mas, acima de tudo, para si e para a sua equipa.
Num outro artigo dissemos-lhe porque é importante implementar um sistema ERP na gestão da sua empresa. Desta vez, vamos analisar as medidas práticas para que, se tiver decidido implementar o SAP Business One na sua empresa, possa alcançar um processo bem sucedido.
Vantagens da implementação do ERP
Nas empresas, é importante e vital ter uma gestão da mudança numa base permanente. Caso contrário, a estagnação pode levar ao fracasso.
No âmbito da gestão da mudança numa empresa, trata-se de utilizar as melhores ferramentas para satisfazer as necessidades. A implementação ou substituição de um ERP por outro que traga novas melhorias à mudança é, por si só, uma das mudanças que mais afectará toda a organização.
Antes de explicar as diferentes fases de implementação do ERP, é necessário explicar porque é necessário ter um software informático para racionalizar o trabalho de uma empresa da forma mais eficiente e segura.
Passos para uma implementação bem sucedida do ERP
Embora a implementação do SAP Business One dependa de diferentes variáveis tais como a dimensão da empresa, os objectivos que pretende atingir e o parceiro de implementação que escolhe, existem 7 passos que dependem inteiramente de si. Aqui, falamos-lhe sobre eles.
1. Estabelecer os objectivos
Porque gostaria de implementar um ERP? Tem de ter em mente que a sua implementação não irá resolver imediatamente as necessidades do negócio. É um processo de melhoria que é conseguido através da utilização da ferramenta.
O processo começa quando a empresa define os objectivos que pretende atingir através da implementação e como serão medidos. Se o objectivo ou métricas não forem claras, a escolha do fornecedor, ERP e implementação não será eficaz.
2. Encontrar o fornecedor
O passo seguinte é encontrar o fornecedor certo e isto é fundamental, porque não se deve confundir o prestígio da marca com os conhecimentos e competências do parceiro que fará a implementação. Deve escolher um com conhecimentos não só no software, mas também nas necessidades da sua indústria e na forma como a SAP pode satisfazê-las.
Ao procurar fornecedores, as referências podem ser um bom guia. Contacte os clientes actuais dos seus potenciais fornecedores e verifique quais foram as suas experiências com eles: a implementação ainda está a decorrer, receberam o apoio que esperavam, recomendariam o seu parceiro de implementação, e recomendariam o seu parceiro de implementação?
Uma vez feito isto, descubra que metodologia utilizam: que normas são utilizadas e reconhecidas pela indústria, bem como resultados tangíveis comprovados.
O fornecedor certo deve satisfazer estes requisitos para lhe dar a confiança necessária para investir com eles.
3. Controlar o orçamento
A fim de controlar o orçamento, é necessário identificar o preço do SAP Business One, que por vezes pode ser complexo.
Há muitos fornecedores que lhe oferecerão um número inicial baixo para implementação. No entanto, à medida que o projecto avança, podem acrescentar custos de tempo, consultoria ou outros itens.
Quando se trata de orçamentação, é melhor perguntar claramente sobre coisas que NÃO estão incluídas no concurso que lhe fornecem; por exemplo, pode ser migração de dados, trabalho de modificação ou cuidados de emergência. Não há forma de saber isto, a menos que os fornecedores o esclareçam, mas deve definitivamente fazer parte do seu plano de custos.
Desta forma, não ficará surpreendido ao descobrir que o preço aumentou porque não lhe foi dito que algo não estava incluído na cotação inicial.
4. Integrar uma equipa na sua empresa
A implementação de uma equipa especializada é essencial para gerir a relação entre o fornecedor e a sua empresa. A equipa deve ser constituída por membros de diferentes áreas da organização para que se sintam parte da implementação da mudança.
No entanto, o parceiro deve também fornecer consultores para orientar o seu negócio durante a implementação. Deve certificar-se de que isto faz parte da oferta do seu fornecedor, pois muitos apenas fazem a instalação do software, mas não se alinham devidamente com os seus processos.
Seria melhor se a equipa de consultores se limitasse ao seu projecto, caso contrário podem não ter a disponibilidade necessária para responder às suas perguntas e necessidades.
5. Treinar e ser treinado
Para uma implementação é igualmente importante que a empresa de consultoria compreenda como funciona o seu negócio, não que o negócio compreenda o software que está a implementar.
Em primeiro lugar, o fornecedor deve compreender os processos por detrás do seu negócio, de modo a compreender a 100% as necessidades que tem como empresa.
6. Migrar dados
Se lhe perguntassem: “que informação do seu sistema actual pretende migrar para a implementação do SAP Business One?” a resposta seria provavelmente: “tudo”. E embora isto seja possível, é também muito provável que exija mais tempo e orçamento.
Analisar quais são os processos-chave por área e depois determinar que informação é necessária para operar actualmente, para que se possa reduzir o volume de dados a serem carregados no sistema.
É também importante verificar a própria migração de dados. A verificação de que o seu fornecedor garante a compatibilidade e a leitura correcta dos seus documentos no SAP Business One é indispensável.
Antes de o projecto estar concluído e entrar em funcionamento, será necessário verificar se a migração foi efectuada correctamente. Muitas das suas operações dependerão directamente disto, pelo que é necessário prevenir e resolver quaisquer problemas antes de começar a utilizá-la.
7. Verificar constantemente
Não pense que quando iniciar a operação está tudo acabado. Tem de verificar constantemente que tudo está a correr de acordo com as expectativas e, caso contrário, consultar o seu fornecedor para o ajustar.
Como continuar?
É importante encontrar empresas especializadas na implementação de SAP por indústria. Que inspirem confiança e tenham uma boa reputação. Na Ebit, trabalhamos com a implementação de ERP com resultados comprovados nas empresas. Se quiser, pode também contactar-nos para orientação sem compromisso.
