Querer que o seu negócio prospere a par do cumprimento consistente e da superação dos seus objectivos: isto conduzirá aos melhores resultados possíveis. A chave é desenvolver e melhorar a organização dos processos de trabalho internos.
Num outro artigo falámos sobre a automatização dos processos empresariais. Hoje vamos analisar algumas ideias para melhorar os processos que o ajudarão a fazer crescer o seu negócio.
Nenhuma empresa de sucesso desenvolveu os seus processos de trabalho internos à primeira tentativa. De facto, não existe um processo perfeito ou impecável. O que se pode fazer é melhorar o seu processo para que possa executar projectos de forma mais optimizada, dentro do prazo e abaixo do orçamento.
Mas como fazê-lo e por onde começar?
Como melhorar os processos de trabalho internos?
Aqui estão 5 ideias para melhorar os processos internos da sua empresa.
Acompanhamento e análise do tempo
A maneira mais fácil de falhar quando se tenta alcançar um objectivo é adiar, ou perder tempo quando se deve fazer o melhor para completar uma tarefa. Felizmente, existem muitas ferramentas que podem ajudá-lo a acompanhar o tempo e as actividades da sua equipa, e a gerar informação. O controlo de gestão na sua empresa é fundamental para optimizar os custos, o tempo e a produtividade.
Se utilizar estes dados para tomar medidas correctivas e motivar a sua equipa, a eficiência irá aumentar.
Desempenho da equipa de monitorização
Para melhorar os processos de trabalho internos, para além do acompanhamento do tempo, pode também utilizar o acompanhamento do estado do projecto para monitorizar e quantificar o desempenho da sua equipa.
Por exemplo, é possível analisar as tarefas e projectos realizados por equipas específicas. Estes dados poderiam dizer-lhe tanto onde surgem estrangulamentos no seu fluxo de trabalho como a causa raiz de quaisquer problemas.
Implementação de um processo de gestão de projectos
A chave para o sucesso da entrega do projecto é a consistência do organização de processos. Tenha em mente que pode desenvolver um processo de gestão de projectos, uma abordagem que decompõe as fases-chave de cada projecto em fases precisas.
Ao estabelecer expectativas claras desde o início, cada membro da equipa saberá como lidar com as suas tarefas actuais e futuras. Isto é fundamental para melhorar os processos de trabalho internos.
Através deste processo, toda a equipa se torna consciente do quadro geral, trabalharão de forma autónoma sem uma microgestão constante.
A implementação de um processo de gestão de projectos trará retornos estáveis e tangíveis ao seu negócio.
Comunicação com a equipa
Por vezes, as estratégias mais importantes são as mais simples. Melhorar a comunicação com a sua equipa é fundamental para melhorar a organização de processos de trabalho internos: as coisas serão feitas de forma mais eficiente, a um nível superior, com menos confusão.
As equipas bem sucedidas são aquelas que estabelecem um canal de comunicação saudável e honesto numa fase inicial.
Rever e optimizar constantemente
A focalização nos pontos acima referidos irá sem dúvida ajudá-lo a melhorar os seus processos de trabalho internos. No entanto, se quiser que esse impacto seja substancial e duradouro, a chave é rever e optimizar os seus processos de trabalho a todo o momento.
Ao ser proactivo na implementação de mudanças nos seus processos, o seu negócio irá inevitavelmente prosperar e crescer. Tenha em mente que pode não experimentar mudanças exponenciais de imediato, mas mesmo melhorias subtis podem criar uma dinâmica ao longo do tempo.
Dizem que quando as coisas são medidas, elas tendem a crescer. Quando se trata de melhorias nos processos de trabalho, não podíamos estar mais de acordo!
Tirar partido da utilização de ferramentas de business intelligence que facilitarão este processo de medição, tais como a utilização de painéis de instrumentos.
Um painel de controlo permite-lhe ter num único espaço virtual toda a informação do seu negócio para que não tenha de recorrer a pedidos ou pesquisas de dados de diferentes fontes, e para ter uma visão geral do que está a acontecer no seu negócio.
Passos para organizar os processos
A melhoria dos processos internos e o início da transformação organizacional começa com:
- Identificar o que funciona e o que não funciona. Para o fazer, analise os seus números frequentemente para identificar problemas imediatamente, de modo a saber onde o seu negócio é fraco e onde é forte ou está em crescimento. Analisar as tendências, colocando os seus números em contexto irá ajudá-lo a compreender a rentabilidade do seu negócio e o crescimento das vendas, estes dados permitem-lhe tomar decisões sobre onde precisa de se esforçar mais. Ao fazer esta análise, ficará claro que processo pretende melhorar.
- Estabelecer linhas de negócio estratégicas e objectivos para a transformação organizacional. Quando conhecer o processo para melhorar, determine a sua posição actual e para onde pretende ir.
- Criar um roteiro para o sucesso. Um roteiro complementa o plano de negócios e a tomada de decisões, decompondo o que precisa de acontecer, quando precisa de acontecer e quem está no comando.
- Automatizar. Um elemento que ajuda a sua empresa a trabalhar eficientemente e a poupar tempo é a automatização. A automatização de processos dentro do negócio melhora a produtividade, minimiza os erros humanos e o serviço ao cliente torna-se superior. Considere automatizar tarefas que são repetitivas nos seus planos de melhoria de processos.
Conclusão
Um elemento que ajuda a sua empresa a trabalhar eficientemente é a organização de processos. Um guia delineando os sistemas de gestão para assegurar o cumprimento das actividades de todas as áreas da empresa, ou seja, um programa de conformidade, pode ser-lhe útil, uma vez que, ao tomar uma posição de mudança para melhor, precisa de assegurar que a empresa continua a funcionar de acordo com um código de ética, responsabilidade e sem infringir a lei.
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