Ninguém duvida que a automatização de processos empresariais tem muitas vantagens. A rápida evolução da tecnologia tornou isso possível, aumentando a eficiência e melhorando os resultados. Por este motivo, a BPA ou a Business Process Automation, converteu-se no segmento de maior crescimento do mercado de software empresarial nos últimos anos.
O que é a automatização de processos empresariais?
A automatização de processos empresariais utiliza tecnologias que substituem os humanos em tarefas repetitivas que requerem um grande investimento de tempo e de dinheiro.
O seu objetivo é que as pessoas possam dedicar esse tempo a tarefas de maior valor como, por exemplo, a criatividade, a análise, a estratégia ou o planeamento, deixando para o software de automatização de processos as tarefas que se podem fazer mais rápido, melhor e com menos erros.
Que coisas se podem automatizar?
Nem tudo se pode automatizar, como é evidente. Para que se possa automatizar, um processo empresarial deve contar com passos bem definidos que se repetem várias vezes.
Um exemplo? Pense em tudo aquilo que implica o processamento de dados, extração e medição e que não requer um processamento lógico.
Na sua empresa, um dos exemplos mais típicos é tudo aquilo que tem a ver com a burocracia contabilística e administrativa: a gestão de contratos, o processamento de informação dos consumidores, fornecedores ou colaboradores, a emissão de faturas, encomendas, ordens de compra, a aprovação de documentação, o envio de informação maciça, o controlo de mercadorias e o seu seguimento.
A lista de tarefas suscetíveis de automatização de processos financeiros é quase infinita e cresce à medida que as empresas são mais complexas ou contam com mais processos orientados para a homogeneização.
10 vantagens da automatização de processos empresariais
A rapidez e a eficiência são dois dos benefícios da automatização nas empresas, mas não são os únicos. Preste atenção a esta lista:
1. Poupança de tempo
De acordo com um estudo realizado pela Zapier, as tarefas repetitivas que mais tempo consomem são o registo de dados, com cerca de 38% do tempo, a criação e a gestão de documentos, com 34% do tempo e as faturas, com cerca de 33%.
É evidente que os colaboradores poderiam dedicar esse tempo a outras tarefas de alto valor para a empresa se dedicassem menos tempo a tarefas repetitivas.
2. Redução de custos
Uma poupança de tempo pressupõe uma poupança de dinheiro. Os salários das pessoas dedicadas a este tipo de tarefas serão reduzidos, no entanto, serão necessários outros tipos de competências como, por exemplo, a análise, a tomada de decisões ou o espírito crítico para distinguir o que deve ser feito e o que não deve ser feito.
3. Aumento da produtividade
Existem estudos que demonstram que a realização de tarefas repetitivas faz diminuir a motivação dos colaboradores que sentem que o seu trabalho é monótono e aborrecido.
Graças à automatização de processos, a resistência à mudança nas organizações é reduzida.
4. Processos comerciais mais eficazes
Um processo eficaz é aquele que pode ser realizado com o mínimo investimento de esforço por parte do colaborador.
Imagine que necessita de empregar duas horas a processar uma encomenda. É evidente que não é o processo mais eficaz. Ao reduzir este tempo, o processo torna-se cada vez mais rentável.
5. Menos erros
Os erros fazem parte de todas as tarefas manuais, é inevitável. O problema está em que estes erros tornam necessárias retificações que se traduzem em tempo, algo que não acontece quando a automatização das empresas é uma realidade.
6. Padronização de processos
Um dos problemas mais comuns que as empresas enfrentam é a padronização de processos, especialmente quando crescem.
Cada pessoa tem a sua forma de trabalhar, o seu sistema e os seus processos. Quando devem mudar, surgem problemas e erros.
Se introduzimos a automatização nas empresas, a resistência à mudança é reduzida, uma vez que os colaboradores deverão adotar novos padrões tecnológicos, mas não realizar processos manuais de forma totalmente nova.
7. Registos auditáveis
Os processos de auditoria permitem às empresas gerar confiança entre os seus clientes, ser mais eficazes e optar por mercados internacionais.
Cumprir com estes processos só é possível com o apoio de um software de automatização de processos como o SAP Business One, que lhe permite rastrear documentos, delinear a execução, saber quem fez, o quê e quando se executou cada passo do processo.
8. Assegura o cumprimento
A automatização não se trata apenas de definir um conjunto de regras para gerir processos. Também inclui a configuração de medidas de segurança e proteção de confidencialidade, algo que lhe reclamarão tanto consumidores, como utilizadores regulares.
Desde que as leis nacionais e europeias são mais estritas com o controlo de dados, pode aproveitar o potencial da automatização nas empresas para cumprir com todos os requisitos que sejam exigidos.
9. Melhora a experiência do cliente
A rapidez no atendimento ao cliente é já um padrão em todas as empresas, ninguém espera mais do que 24 ou 48 horas para que uma empresa responda.
Esta rápida resposta só é possível graças à automatização e unificação dos dados, de forma que os serviços relacionados possam aceder às informações necessárias para processar as consultas rapidamente.
10. Aumentar a escalabilidade em automatização de processos empresariais
À medida que a sua empresa cresce e aumenta o número de colaboradores, o trabalho é multiplicado. Gerir 2 projetos é mais simples do que 200 ou 2000.
Se teve o cuidado de sistematizar alguns processos internos, a escalabilidade do seu negócio será muito mais simples, inclusivamente a internacionalização das suas operações.Se deseja pôr em marcha um processo de automatização de processos empresariais, entre em contacto com a Ebit. Ajudámos empresas de todos os setores a melhorar as suas operações e a avançar no sentido de uma empresa mais eficiente, rápida e escalável.
