Um arquivo digital torna-se cada vez mais importante para as empresas. A quantidade de informação gerada pelas empresas actuais está a crescer exponencialmente porque os antigos sistemas de armazenamento ocupam muito espaço e requerem um enorme investimento de tempo de pesquisa, entre outros problemas.
Dá uma boa vista de olhos ao teu negócio: encomendas, facturas, ordens de compra, arquivos digitais de legislação e contabilidade, propostas, memorandos, relatórios, folha de pagamentos e material de formação, para citar apenas alguns.
E isso é só em alguns departamentos. Pensa na área de marketing: material de vendas, planos de campanha, orçamentos, facturas, etc.
Precisas dos documentos guardados para trabalhar e comunicar com o resto dos teus colegas, ninguém duvida disso. O problema surge quando a digitalização de documentos se multiplica e os tipos de documentação aumentam.
Como fazer um arquivo digital?
Como te dissemos no início deste artigo, um arquivo digital e sistema de gestão documental assegura informação organizada e eficiente e favorece a produtividade do negócio. Mas como é que se cria?
Antes de mais, deves começar por digitalizar os documentos que já tens. Converter um documento em papel para um formato digital pode ser aborrecido, mas poupa muito espaço e torna a informação acessível a todos os empregados.
Além disso, hoje em dia existem inúmeros programas de digitalização que te dão a possibilidade de digitalizar um grande número de páginas por minuto.
Por outro lado, antes de começares o processo, é importante que penses em como vais obter as ferramentas de digitalização (podes comprá-las ou alugá-las) e quem vai tomar conta desta gestão. A digitalização organizada e planeada é a chave para o uso correcto do sistema.
Quais são as vantagens de um arquivo digital para a tua empresa?
Uma vez convertidos os documentos físicos em formato digital, verás que este procedimento pode ser enfadonho e bastante dispendioso, no entanto, uma digitalização organizada e planeada é fundamental para o uso adequado do sistema.
Melhorar o fluxo de trabalho
Graças à automatização de funções, o sistema dá uma visão geral dos processos de trabalho dentro da empresa. Este controlo do processo permitirá rastrear tarefas incompletas, saber quais as tarefas já concluídas ou automatizar tarefas repetitivas que poupam tempo para a organização.
Localização central
Existem inúmeros canais através dos quais a informação chega das diferentes áreas da tua empresa. Por esta razão, muitos dados não estão estruturados e distribuídos entre os diferentes sistemas de uma empresa.
Um sistema de gestão documental guarda e organiza toda a informação do trabalho diário da empresa num único local.
A tua empresa decide então quais os empregados que podem aceder aos documentos graças ao mecanismo de permissões. Este sistema de informação põe um fim à procura interminável de documentos através da rede de pastas da organização e acelera o ritmo de trabalho.
Partilha de documentos
Os sistemas de gestão de documentos facilitam a tarefa de partilhar ficheiros. Através da criação de grupos ou com acesso ilimitado à localização central, diferentes grupos fora da empresa (fornecedores, clientes…) têm acesso aos documentos necessários para o seu trabalho específico.
Desta forma, pequenos pen drives ou e-mails com diferentes versões de um documento já não são necessários.
Segurança da informação
Hoje em dia, muitas empresas ainda guardam os seus documentos em ficheiros físicos e, como resultado, a possibilidade de um ficheiro acabar perdido ou danificado é elevada.
Por outro lado, se fizeres cópias digitais de documentos em papel, o risco de perda é consideravelmente reduzido.
Desta forma, a organização trabalha com a certeza de que toda a sua informação está seguramente localizada no mesmo sistema, um sistema que pode incluir, entre outras características, a recuperação de dados no caso de um desastre.
Controlo de versões
De acordo com um inquérito conduzido pela Perforce, 81% dos funcionários de escritório trabalharam na versão errada de um documento em algum momento.
Dado que um documento produzido por um grupo de trabalho pode ser modificado inúmeras vezes, controlar as diferentes versões pode ser difícil.
Os gestores de documentos tentam controlar este inconveniente. Através de um histórico de versões, os sistemas de gestão de documentos oferecem a possibilidade de aceder a qualquer versão do texto para recuperar, apagar ou adicionar informação.
Como escolher um sistema de gestão documental?
Existe uma vasta gama de sistemas de gestão documental em oferta. Face a uma tal diversidade de preços, características, fabricantes e modelos, não é fácil escolher um sistema de gestão documental.
Se estás a pensar em implementar um novo sistema de gestão documental, não hesites em consultar-nos, o SAP Business One ERP pode ajudar-te a pôr ordem na tua documentação, ao mesmo tempo que te oferece múltiplos benefícios na gestão da tua empresa.
