A faturação manual tem os dias contados: erros de todo o tipo, falta de organização, problemas legais e falta de cumprimento são apenas alguns dos problemas que pode encontrar devido à falta de um sistema de faturação eficaz.
O que é um sistema de faturação eletrónica?
Desde os primeiros sistemas de faturação aos que temos hoje em dia, as coisas mudaram muito. Se antes serviam basicamente para ter uma melhor contabilidade e agilizar os processos contabilísticos, hoje em dia são soluções globais que permitem realizar operações complexas como, por exemplo, a faturação entre empresas ou interempresa.
Quem necessita de um sistema de faturação?
Poderíamos dizer todas as empresas, porque a realidade é que por pouco que seja o volume das suas operações, um sistema de faturação pode ser de grande utilidade.
Seguidamente, vamos analisar porque é que necessita de um sistema de faturação.
Quer poupar custos
Adquirir um sistema de faturação eletrónica pode ser um investimento, seja em versão local (on premise) ou na nuvem. Seja como for, nem sempre estamos preparados para fazer este investimento.
No entanto, o retorno do investimento da compra deste tipo de software é rápido, uma vez que apenas os custos de impressão e envio das faturas permitem poupanças de até 70% do custo total do processamento das mesmas.
Além disso, evitamos guardar papéis em espaços físicos como, por exemplo, arquivadores e armazéns, o que se traduz numa poupança dos gastos de espaço.
Quer evitar os erros humanos
Graças à ligação a outros programas e sistemas, evita a introdução de dados manuais e a necessidade de controlos. Os erros humanos ficam, assim, fora do processo de faturação eletrónica.
Necessita de aceder às informações
Se está familiarizado com os prazos de contabilidade saberá que o processo de recolha de faturas e dados pode ser entediante, já para não falar do acesso às informações, que não é nada simples quando se trata de faturas em papel.
Graças aos potentes motores de busca que incorporam estes sistemas de faturação, o acesso às informações é imediato e preciso.
O seu ciclo de faturação é demasiado longo
Cria a fatura, verifica-a, aprova-a, contabiliza-a, envia-a e espera que seja verificada.
Se o seu ciclo é demasiado longo, porque deve repetir este processo uma e outra vez, necessita de um sistema de faturação que o(a) ajude.
Num sistema de faturação pode emitir automaticamente faturas, além de as processar rapidamente, o que lhe permite encurtar o ciclo de faturação.
Preocupa-se com a sustentabilidade
O papel não é sustentável. Se quer eliminar a sua utilização para melhorar a eficiência energética, pode contar com um sistema de faturação.
Necessita de vários formatos de faturas
Nem todas as faturas são emitidas em formato PDF, algumas administrações permitem o envio de faturas em formatos compatíveis com os seus sistemas como forma de evitar a evasão fiscal.
Se necessita de mais do que um formato de faturas, pode adotar um sistema que suporte vários formatos compatíveis com as suas necessidades.
Preocupa-se com o acesso às informações
Imagine que um colaborador descontente altera ou desvia fundos mediante a emissão de faturas fraudulentas. Além de um grande problema para a sua empresa, pode ter problemas com as finanças públicas, apenas para mencionar alguns.
Muitos sistemas de faturação permitem-lhe controlar o acesso às informações e às funções mediantes papéis e controlos, o que lhe proporciona mais segurança sobre a sua contabilidade. Assim, reduzem-se os riscos de fraude por duplicidade, alteração ou falsificação de faturas.
Quer uma melhor imagem para a sua empresa
Os erros, as retificações e as fraudes afetam a imagem da sua empresa.
Os seus partners, colaboradores e fornecedores terão uma imagem mais profissional da sua empresa, o que, ao longo do tempo, pode ser uma forma de fidelização.
Sistema de faturação online
Quão sofisticado deve ser o seu sistema de faturação?
Tão sofisticado quanto quiser. Se a sua empresa emite apenas poucas faturas por mês, talvez possa ser bom para si um sistema de faturação online simples.
Se a sua empresa é um ecommerce, ou uma grande empresa que emite milhares de faturas semanais, é evidente que necessita de um sistema mais robusto.
SAP Business One é uma plataforma completa que lhe permite integrar todas as operações da empresa para que possa automatizar muitas das operações contabilísticas mais complicadas.
Se deseja consultar como funciona um sistema completo como o SAP Business One, na Ebit podemos oferecer-lhe uma demonstração sem compromisso. Não hesite em entrar em contacto connosco.
