A reconciliação bancária é a ação de justificar cada um dos movimentos bancários com as nossas transeções. Envolve a correspondência dos diferentes movimentos no banco com as nossas faturas, para determinar que cada transação faz parte de uma fatura.
A reconciliação bancária atualizada é tão importante como rotineira. Fazemos-lo para conciliar as nossas receitas e despesas com o nosso extracto bancário, e não é invulgar que um descuido nos leve a passar muito tempo à procura de uma discrepância.
As empresas mais competitivas usam algumas das soluções tecnológicas especializadas, tais como programas de faturação, para resolver esta função e muitas outras com alguma facilidade.
Neste artigo dizemos-te o que é e para que serve uma reconciliação bancária, como é feita e, acima de tudo, como a tecnologia ajuda a realizá-la de forma mais eficiente para que a equipa de contabilidade possa dedicar o seu tempo a outras tarefas que tragam mais valor à empresa.
O que é uma reconciliação bancária?
Como explicado nos parágrafos anteriores, a reconciliação bancária é o processo de comparação dos dados do extracto bancário com os teus dados contabilísticos. Por um lado, o banco regista todas as transferências feitas de e para a tua conta. Por outro lado, a tua empresa regista as faturas emitidas e recebidas em cada período.
Cada rendimento corresponde ao pagamento da fatura paga por um cliente. Cada despesa deve também corresponder com o seu documento de suporte, as faturas ou recibos que pagamos.
O processo de reconciliação consiste em verificar se todas as transações bancárias correspondem às receitas e despesas de que temos conhecimento.
Com que frequência é aconselhável fazê-lo?
É normal que as reconciliações sejam mensais, mas cada empresa está organizada conforme os seus períodos contabilísticos: muitas enviam extractos mensais, outras faturam todos os meses, e outras consolidam mais frequentemente, mesmo diariamente, a contabilidade de cada movimento.
Portanto, para responder à questão de quantas vezes é conveniente fazê-lo, devemos dizer que depende da quantidade de operações bancárias, realizadas na empresa, e também da forma como a empresa tem os seus processos registados.
Em geral, em empresas com menos implementação tecnológica e processos manuais, é aconselhável realizar a reconciliação com maior frequência.
Por outro lado, quanto maior for o volume de operações bancárias realizadas no período, mais frequentes deverão ser as reconciliações, algumas delas automaticamente. Em qualquer caso, quanto mais frequentes forem as reconciliações, menores serão os erros.
![O que é a reconciliação bancária](https://sp-ao.shortpixel.ai/client/to_auto,q_glossy,ret_img,w_1024,h_596/https://ebit.pt/wp-content/uploads/2022/10/reconciliacao-bancaria-1-1024x596.jpg)
Benefícios de realizar uma reconciliação bancária
Até agora mencionamos alguns dos benefícios da reconciliação bancária, como uma ferramenta para controlar erros de faturação ou de contabilidade. Vamos ver outras utilidades:
- Detecta fraudes ou atividades suspeitas.
- Manter um melhor controlo dos livros de contabilidade, para melhor monitorizar a rentabilidade.
- Ter uma visão geral da situação financeira através do registo de todos os movimentos nos lançamentos contabilísticos.
Como fazer a reconciliação bancária
Embora os procedimentos permaneçam os mesmos – reconciliação, balanço, fluxo de caixa ou emissão de faturas – a tecnologia simplificou bastante os processos.
Uma das soluções mais utilizadas na contabilidade é as folhas de cálculo, os quais são muito populares devido ao seu baixo custo e facilidade de utilização.
No entanto, há inconvenientes na utilização de folhas de cálculo para a contabilidade. Por exemplo, os processos são muito lentos e os erros são muito comuns, uma vez que os dados têm de ser introduzidos manualmente.
Além disso, não se integra com outras ferramentas de contabilidade e é impossível controlar as transações quando existe mais do que uma localização física.
As folhas de cálculo e software similar não cumprem os requisitos de assegurar “a integridade, preservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos contabilísticos”.
Os departamentos de finanças e contabilidade de uma empresa têm agora ferramentas que lhes permitem utilizar software de gestão financeira. Aqui estão as vantagens de as usar também para a reconciliação bancária.
5 Benefícios de usar o software de reconciliação bancária
Como vimos nos parágrafos anteriores, um software de reconciliação bancária permite-te efetuar a reconciliação automática: os recibos e pagamentos da empresa são automaticamente registados, associados a faturas e despesas. A reconciliação bancária automática permite-nos manter todos os pagamentos e recibos atualizados rápida e facilmente. Também traz outras vantagens:
Evitar erros
Automatizar os processos contabilísticos relacionados com a reconciliação significa eliminar a introdução manual de dados e assim reduzir erros ao introduzir um número ou um item, enquanto torna muito mais fácil detectar discrepâncias.
Simplificação de processos
A automatização permite que o processo seja efetuado muito rapidamente, quase instantaneamente. Toda a informação está no sistema e é mais fácil reconciliar os registos com as contas bancárias do que verificar manualmente a informação em folhas de cálculo.
Além disso, ter informação fiável e atualizada em tempo real torna a tomada de decisões muito mais eficiente.
Melhorar a comunicação
A implementação de um ERP permite integrar o funcionamento de todos os departamentos da empresa, facilitando o fluxo de informação entre eles. Isto reduz o ciclo de faturação, o que é muito benéfico para o fluxo de caixa.
Além disso, quando toda a organização pode aceder à informação em tempo real, melhora a visibilidade de todas as transações e o progresso no final do mês. Qualquer pessoa da equipa pode ver o que está feito e o que ainda está pendente.
Este nível de transparência na gestão contabilística é importante e vital em qualquer organização, quando falamos de empresas com diferentes locais.
Evitar potenciais fraudes
A reconciliação bancária é uma ferramenta eficaz para detectar fraudes, mesmo quando realizada manualmente. A reconciliação automatizada proporciona velocidade e precisão extra. As tentativas de fraude são detectadas e investigadas de forma mais eficaz.
Gerar maior satisfação do pessoal
Adeus às horas extraordinárias a rever as folhas de cálculo e aos longos extractos bancários. A tecnologia alivia a carga de trabalho e melhora a motivação da equipa.
Automação significa que todas as faturas e recibos são integrados no sistema, por isso a informação pode ser verificada com apenas alguns cliques.
Investir numa solução tecnológica moderna e fiável ajudará empregados, clientes, parceiros e potenciais parceiros ou acionistas a perceber a empresa como uma organização solvente e fiável.