A reconciliação bancária é a ação de justificar cada um dos movimentos bancários com as nossas transeções. Envolve a correspondência dos diferentes movimentos no banco com as nossas faturas, para determinar que cada transação faz parte de uma fatura.
A reconciliação bancária atualizada é tão importante como rotineira. Fazemos-lo para conciliar as nossas receitas e despesas com o nosso extracto bancário, e não é invulgar que um descuido nos leve a passar muito tempo à procura de uma discrepância.
As empresas mais competitivas usam algumas das soluções tecnológicas especializadas, tais como programas de faturação, para resolver esta função e muitas outras com alguma facilidade.
Neste artigo dizemos-te o que é e para que serve uma reconciliação bancária, como é feita e, acima de tudo, como a tecnologia ajuda a realizá-la de forma mais eficiente para que a equipa de contabilidade possa dedicar o seu tempo a outras tarefas que tragam mais valor à empresa.
O que é uma reconciliação bancária?
Como explicado nos parágrafos anteriores, a reconciliação bancária é o processo de comparação dos dados do extracto bancário com os teus dados contabilísticos. Por um lado, o banco regista todas as transferências feitas de e para a tua conta. Por outro lado, a tua empresa regista as faturas emitidas e recebidas em cada período.
Cada rendimento corresponde ao pagamento da fatura paga por um cliente. Cada despesa deve também corresponder com o seu documento de suporte, as faturas ou recibos que pagamos.
O processo de reconciliação consiste em verificar se todas as transações bancárias correspondem às receitas e despesas de que temos conhecimento.
Com que frequência é aconselhável fazê-lo?
É normal que as reconciliações sejam mensais, mas cada empresa está organizada conforme os seus períodos contabilísticos: muitas enviam extractos mensais, outras faturam todos os meses, e outras consolidam mais frequentemente, mesmo diariamente, a contabilidade de cada movimento.
Portanto, para responder à questão de quantas vezes é conveniente fazê-lo, devemos dizer que depende da quantidade de operações bancárias, realizadas na empresa, e também da forma como a empresa tem os seus processos registados.
Em geral, em empresas com menos implementação tecnológica e processos manuais, é aconselhável realizar a reconciliação com maior frequência.
Por outro lado, quanto maior for o volume de operações bancárias realizadas no período, mais frequentes deverão ser as reconciliações, algumas delas automaticamente. Em qualquer caso, quanto mais frequentes forem as reconciliações, menores serão os erros.
Benefícios de realizar uma reconciliação bancária
Até agora mencionamos alguns dos benefícios da reconciliação bancária, como uma ferramenta para controlar erros de faturação ou de contabilidade. Vamos ver outras utilidades:
- Detecta fraudes ou atividades suspeitas.
- Manter um melhor controlo dos livros de contabilidade, para melhor monitorizar a rentabilidade.
- Ter uma visão geral da situação financeira através do registo de todos os movimentos nos lançamentos contabilísticos.
Como fazer a reconciliação bancária
Embora os procedimentos permaneçam os mesmos – reconciliação, balanço, fluxo de caixa ou emissão de faturas – a tecnologia simplificou bastante os processos.
Uma das soluções mais utilizadas na contabilidade é as folhas de cálculo, os quais são muito populares devido ao seu baixo custo e facilidade de utilização.
No entanto, há inconvenientes na utilização de folhas de cálculo para a contabilidade. Por exemplo, os processos são muito lentos e os erros são muito comuns, uma vez que os dados têm de ser introduzidos manualmente.
Além disso, não se integra com outras ferramentas de contabilidade e é impossível controlar as transações quando existe mais do que uma localização física.
As folhas de cálculo e software similar não cumprem os requisitos de assegurar “a integridade, preservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos contabilísticos”.
Os departamentos de finanças e contabilidade de uma empresa têm agora ferramentas que lhes permitem utilizar software de gestão financeira. Aqui estão as vantagens de as usar também para a reconciliação bancária.
5 Benefícios de usar o software de reconciliação bancária
Como vimos nos parágrafos anteriores, um software de reconciliação bancária permite-te efetuar a reconciliação automática: os recibos e pagamentos da empresa são automaticamente registados, associados a faturas e despesas. A reconciliação bancária automática permite-nos manter todos os pagamentos e recibos atualizados rápida e facilmente. Também traz outras vantagens:
Evitar erros
Automatizar os processos contabilísticos relacionados com a reconciliação significa eliminar a introdução manual de dados e assim reduzir erros ao introduzir um número ou um item, enquanto torna muito mais fácil detectar discrepâncias.
Simplificação de processos
A automatização permite que o processo seja efetuado muito rapidamente, quase instantaneamente. Toda a informação está no sistema e é mais fácil reconciliar os registos com as contas bancárias do que verificar manualmente a informação em folhas de cálculo.
Além disso, ter informação fiável e atualizada em tempo real torna a tomada de decisões muito mais eficiente.
Melhorar a comunicação
A implementação de um ERP permite integrar o funcionamento de todos os departamentos da empresa, facilitando o fluxo de informação entre eles. Isto reduz o ciclo de faturação, o que é muito benéfico para o fluxo de caixa.
Além disso, quando toda a organização pode aceder à informação em tempo real, melhora a visibilidade de todas as transações e o progresso no final do mês. Qualquer pessoa da equipa pode ver o que está feito e o que ainda está pendente.
Este nível de transparência na gestão contabilística é importante e vital em qualquer organização, quando falamos de empresas com diferentes locais.
Evitar potenciais fraudes
A reconciliação bancária é uma ferramenta eficaz para detectar fraudes, mesmo quando realizada manualmente. A reconciliação automatizada proporciona velocidade e precisão extra. As tentativas de fraude são detectadas e investigadas de forma mais eficaz.
Gerar maior satisfação do pessoal
Adeus às horas extraordinárias a rever as folhas de cálculo e aos longos extractos bancários. A tecnologia alivia a carga de trabalho e melhora a motivação da equipa.
Automação significa que todas as faturas e recibos são integrados no sistema, por isso a informação pode ser verificada com apenas alguns cliques.
Investir numa solução tecnológica moderna e fiável ajudará empregados, clientes, parceiros e potenciais parceiros ou acionistas a perceber a empresa como uma organização solvente e fiável.
