Nem sempre se acerta à primeira. Às vezes, nem à primeira, nem à segunda. Por isso, uma migração de ERP é algo comum em muitas empresas.
As razões podem ser de todo o tipo: a tecnologia não é a adequada, os processos mudaram ou o sócio tecnológico não acertou com as suas recomendações. Seja como for, se tiver de voltar ao início e passar de um ERP para outro, deve ter em conta várias considerações.
Neste artigo do blogue tecnológico da Ebit, queremos dar-lhe uma ajuda com a migração de dados, com uma série de passos, fruto da nossa ampla experiência no setor.
É hora de uma migração de ERP?
Em algumas ocasiões, uma migração de ERP é simplesmente inevitável. O seu sistema herdado não é compatível com as novas tecnologias ou tornou-se pequeno.
Em outros, uma migração é o caminho mais curto para novas funcionalidades, melhores prestações e processos mais complexos. Tanto se for uma necessidade, como se for o passo para acelerar o crescimento da sua empresa, deve ter um roteiro.
A checklist que vamos partilhar consigo de migração de ERP vai ajudá-lo(a) a planear o caminho a seguir e garantir que tem expetativas realistas.
É importante uma migração?
Poderíamos dizer que muitos profissionais de TI ficam com o estômago às voltas só com a menção da palavra “migração”. Sim, uma migração é um processo importante, chave em muitas empresas e sem o qual não terão acesso a novas funcionalidades e prestações.
Estes são alguns dos motivos mais frequentes que encontramos na hora de migrar um sistema:
- Adicionar novas funções de software que permitirão que a empresa cresça.
- Melhora a usabilidade e a eficiência do sistema atual.
- Poupar tempo, esforço e gastos aos utilizadores.
- Melhorar as funções do software existente.
A sua checklist definitiva de migração de ERP
¿Como fazer uma migração de dados? Uma migração de ERP é um processo que não se improvisa. Necessita de contar com a melhor equipa e a melhor tecnologia para alcançar o sucesso. E, ainda assim, nem sempre tudo corre bem. São famosos os casos da Nike e da HP como exemplos de como as coisas podem correr mal num projeto de migração de ERP.
Vamos dar uma vista de olhos a alguns dos passos mais importantes do processo de migração.
1. Certifique-se de que uma migração é a única saída que lhe resta
As primeiras pessoas com quem deve falar são os responsáveis do departamento de TI. O seu conhecimento do estado atual do sistema é fundamental para tomar uma decisão adequada.
Contudo, não os coloque entre a espada e a parede. Tome o seu tempo para perguntar e ouvir o que funciona e não funciona, quais são as causas e, sobretudo, quais são as possíveis soluções. Uma mentalidade aberta neste momento é fundamental.
Além disso, existem outros agentes chave envolvidos que podem fazer com que este passo seja mais seguro como, por exemplo, contar com os utilizadores finais que, em última instância, utilizarão o sistema:
- Gestores de finanças e contabilidade.
- Gestores de cadeia de fornecimento.
- Colaboradores de armazém.
- Membros da equipa de vendas e marketing.
2. Entenda a situação atual
Antes de se lançar, é importante conhecer o alcance do que vai empreender. Não é igual migrar de um pequeno ERP, do que de um grande. Não é igual migrar uma base de dados ou outra, nem ter 10 dias, ou ter 100, nem ter de realizar tarefas, projetos ou processos em simultâneo.
A situação na qual se encontra e para onde quer ir é quase tão importante como escolher bem os seus colegas de caminho.
Para conhecer a sua situação, coloque a si mesmo as seguintes perguntas:
- Que processos comerciais quer preservar? Quais quer incorporar na sua empresa?
- Que processos comerciais realiza cada departamento dentro do software?
- Que pontos fracos existem dentro destes processos?
- Que melhorias devem ser feitas nestes processos para abordar estes pontos fracos?
3. Consiga fazer com que a gerência se envolva
Se finalmente for avante com a migração de ERP, é importante que a gerência esteja envolvida do princípio ao fim. Atribuir recursos e fundos ao processo, conhecer os riscos e procurar soluções quando for necessário é uma das principais tarefas da gerência.
4. Consiga uma boa equipa
Um projeto de migração de ERP pode ser enorme. Para que tudo corra bem, necessita da melhor equipa que puder encontrar. Não se trata apenas de contar com os melhores profissionais externos para que façam o trabalho.
Também deverá procurar as pessoas adequadas que, dentro da sua empresa, ajudem a que tudo corra bem. Cada um dos membros da equipa que formar deverá estar concentrado a 100% naquilo que pressupõe cada uma das fases e os passos que devem ser seguidos para alcançar o sucesso.
5. Crie um plano de projeto
Nada do que mencionámos anteriormente sairá bem se não tiver um plano detalhado, com todos os fatores de sucesso e com as expetativas bem claras.
Neste plano, deverá responder a perguntas tais como: é necessário atualizar a base de dados? Que funcionalidades herdadas conservará e quais irá eliminar?
Na hora de traçar o plano é fundamental contar com a opinião e com as ideias do utilizador final. No final das contas, são eles que deverão utilizar o sistema para conseguir fazer com que a empresa avance e melhore. Se não forem observadas melhorias substanciais nas operações ou processos, a resistência à mudança irá entrepor-se entre o novo sistema e os seus colaboradores.
Está a pensar em realizar uma migração de ERP? Não deixe de consultar a Ebit, somos especialistas na implementação do SAP Business One e podemos ajudá-lo(a) a navegar por este processo com confiança.
