A era paperless atingiu-nos a todos com força, especialmente desde o surgimento da pandemia. Se o papel já pertencia ao passado da gestão documental, hoje em dia mais do que nunca necessita de um sistema de gestão documental para melhorar a sua competitividade.
O que é um sistema de gestão documental?
Um sistema de gestão documental serve para automatizar o processo de registar, armazenar e recuperar qualquer tipo de documento empresarial: faturas que são emitidas e recebidas, contratos que são assinados, notas de entrega, orçamentos, documentos fiscais, etc.
Dada a casuística das empresas, poderíamos adicionar muitos outros tipos de documentação como, por exemplo, as histórias clínicas de pacientes nas empresas do setor da saúde ou as atas e documentos jurídicos nas empresas deste setor.
A gestão informatizada de documentos, portanto, pode ajudar qualquer empresa a preservar o mais importante que tem: a documentação que legitima e ajuda a que a empresa possa continuar a operar.
Sistemas tradicionais vs. software de gestão documental
No sistema de gestão tradicional, as necessidades estão fundamentalmente relacionadas com os aspetos mais evidentes: a preservação e o armazenamento.
O ficheiro em papel da documentação tem problemas evidentes: o papel pode ser perdido, danificado ou eliminado, o que pode pressupor um problema de cumprimento sério para a empresa.
Quanto ao armazenamento, ocupa um espaço físico que, a longo prazo, acaba por ser um problema importante.
Além disso, existe a questão do sistema de gestão tradicional. Os sistemas tradicionais realizam inúmeras tarefas manualmente, o que pressupõe uma perda de tempo considerável, consumindo recursos humanos e económicos que podem render melhor em outras áreas da empresa.
A falta de agilidade deste sistema é outro problema evidente: o ficheiro físico deve ter uma manutenção, a recuperação de ficheiros também é lenta e provoca muitos problemas, inclusivamente nas empresas onde está tudo bem organizado.
Todos estes inconvenientes são um fardo que pesa para qualquer empresa. Numa altura em que as empresas necessitam de ser mais eficientes para poder competir, a tecnologia é a solução. Um software de gestão para empresas (DMS, na sua sigla em inglês) é a solução adequada para lidar com esta função.
7 benefícios em sistemas digitais
- Poupança de custos: o principal benefício de um sistema de gestão documental é ser mais barato. É necessário menos pessoal, menos espaço físico e menos manutenção.
- Maior acessibilidade: caso seja necessário conservar o material físico, como num ficheiro histórico, não é necessário estar fisicamente presente, o que converte a versão digital numa cópia mais acessível.
Quando nem sequer é necessário conservar o ativo físico, as vantagens são ainda mais amplas, uma vez que a versão digital passa a substituir a física.
- Melhor conservação das informações: ainda que a versão digital de um ficheiro também possa ser eliminada, um bom sistema de gestão documental está dotado de sistemas que garantem a boa conservação da informação.
- Mais segurança: existem no mercado soluções que permitem o acesso às informações em função de papéis, o que permite apenas às pessoas adequadas o acesso aos ficheiros ou dados.
- Maior rapidez na hora de assinar documentos: o software de gestão documental permite recolher rapidamente a assinatura digital de diferentes pessoas que se encontrem em diferentes locais. Assinar digitalmente agiliza qualquer trâmite e reduz o risco de extravio da documentação.
- Melhor controlo de versões de cada documento: um bom sistema de gestão documental oferece um amplo controlo sobre as versões dos documentos, evitando que se modifiquem por erro ou se criem duplicados desnecessários.
- Melhor cumprimento: se tem de passar por uma auditoria, estará mais bem preparado com um gestor de documentos que lhe permita organizar e categorizar a informação. Além disso, dispor de um software de gestão documental facilita a obtenção da certificação ISO.
Software de gestão documental, SAP Business One
Se está convencido(a) da necessidade de contar com sistemas digitais e de gestão documental perguntar-se-á se é necessário adquiri-lo de forma independente das aplicações que utiliza no seu dia a dia.
A boa notícia é que não é necessário ter um software de gestão independente, com os problemas de integração acrescidos, hoje pode contar com o módulo de gestão do ERP líder do mercado, o SAP Business One.
Uma das suas vantagens mais evidentes é que, ao estar integrado no coração do seu sistema, não terá problemas de integração e permite-lhe visualizar qualquer documento a partir do painel SAP.
Na Ebit podemos ajudá-lo(a) a implementar o SAP Business One e a digitalizar todas as suas operações, incluindo a gestão documental dos processos e atividades da sua empresa. Não hesite em entrar em contacto connosco para saber mais.
