Gestão de incidentes: como melhorar a sua empresa

Um negócio de serviços profissionais que realiza reparações e serviços de atendimento ao cliente necessita de um nível de controlo sobre tarefas e tempos muito superior ao resto.

Ou seja, se a maior parte da sua força de trabalho não está diariamente no escritório, mas em avisos e relatórios, como sabe o que faturar aos seus clientes? Como analisar e estudar as atividades dos seus colaboradores para uma melhoria contínua? Como pode encontrar aquilo que não funciona bem ou incentivar o que faz bem?

Na nova entrada do blogue analisaremos a gestão de incidentes nas empresas, como a melhorar e fazer com que se converta no seu selo pessoal perante a concorrência. 

A importância de um programa de gestão de incidentes

Há décadas, quando tudo se reduzia ao papel, o controlo deste tipo de serviços era mais complexo. Hoje, graças à tecnologia, pode saber como os seus operadores gastam o seu tempo, bem como outras variáveis que permitem melhorar o serviço que prestam aos diferentes clientes.

Entre as vantagens de contar com um sistema de gestão de incidentes nas empresas estão:

Melhoria da faturação aos seus clientes

Se tem um preço fixo por serviço, necessita de saber se está a ser rentável ou não. Para tal, deve conhecer o que fazem os colaboradores nos serviços que prestam. Em alguns casos, realizam inspeções. Em outros, reparações, em outros, nada. Para si é importante conhecer estes dados para poder faturar aos seus clientes e saber se os diferentes serviços são ou não rentáveis. 

Pode ter conhecimento dos processos

Para solucionar um problema com um cliente relacionado com a qualidade do serviço, é importante que possa seguir os passos dados por quem prestou o serviço.

Atualmente, a gestão de incidentes é muito mais fácil de realizar, graças a um software de gestão empresarial como o SAP Business One. A captura de imagens, a emissão de peças, documentação técnica e resumos, fica simplificada em poucos passos.

Melhoria do atendimento ao cliente

Uma empresa de serviços profissionais vive do atendimento ao cliente que pode fornecer. Um bom atendimento ao cliente fará com que os clientes voltem sempre. Por outro lado, se os clientes não estiverem satisfeitos com o resultado, será a sua empresa que sairá a perder.

Ajuda na rastreabilidade

Definir um processo de gestão de incidentes ajuda-o(a) a poder seguir a rastreabilidade do serviço que oferece. Sem a possibilidade de voltar atrás, não poderá rever os passos dados e averiguar onde está o problema.

O que deve ter em conta na hora de escolher o melhor software de gestão de incidentes

Se está a pensar nos benefícios mencionados, de certeza que quererá que os seus colaboradores contem com as melhores ferramentas possíveis. 

Como saber se é a que mais lhe convém?

Preste atenção a estes fatores:

Menores custos

Quando falamos de reduzir custos não se trata de reduzir pessoal, mas sim de dotar as pessoas que atendem os seus clientes das melhores ferramentas para que possam se concentrar no que de verdade fazem bem: gerir o incidente.

Graças a estas ferramentas, encontrará áreas onde pode reduzir custos, como a priorização de deslocações ou reagrupamentos baseados nos requisitos do técnico necessário.

O cliente como centro do seu negócio

Que o cliente esteja informado sempre do estado da sua reparação ou assistência é o novo padrão ao qual poucas empresas podem renunciar. Se quer que o cliente seja verdadeiramente o centro, necessita da tecnologia que lhe permita estar constantemente informado.

As coisas claras

Muitos dos serviços que presta, se não todos, requerem um consentimento do utilizador, como a aceitação de orçamento ou as condições de contratação. Um sistema que lhe permita gerir este tipo de burocracia poupar-lhe-á muitas dores de cabeça e tempo, tanto para os seus técnicos, como para os próprios clientes.

Flexibilidade

A pior parte para as empresas que prestam serviços é a quantidade de burocracia associada que têm de preencher. A gestão de incidentes necessita de documentar os passos para evitar reclamações e atrasos no pagamento.

Se quer que os seus colaboradores se dediquem ao que de verdade importa, uma ferramenta que lhes permita poupar tempo nestas tarefas é fundamental. 

Mais rápido, melhor

Não seria a primeira vez que não pode prestar um serviço por falta de peças. Vai fazer chamadas ou consultas no seu software de gestão para saber se conta com a peça necessária?

O software de gestão avançado tem a possibilidade de contactar diretamente com o armazém para um melhor serviço para os clientes e um armazenamento inteligente

Fideliza

Muitos clientes necessitam de um relatório ou cópia dos serviços prestados, para o seguro ou a contabilidade. Poupe em burocracia e dores de cabeça com tecnologia que lhe facilite estes passos. 

Se desejar implementar um bom serviço de gestão de incidentes, não hesite em contactar-nos hoje mesmo. Na Ebit, contamos com o software de gestão mais avançado, o SAP Business One, para melhorar a sua empresa de serviços profissionais.

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