Os processos manuais estão (quase sempre) condenados a gerar pequenos erros. É o que se conhece como Erro de Paralaxe e pode constituir um problema quando se acumulam erros até chegar a ser algo de difícil solução. Assim acontece com a faturação eletrónica, que vem substituir os erros gerados pelo modo manual.
Neste artigo explicamos-lhe as suas vantagens e como funciona para que possa implementá-la na sua empresa.
O que é um sistema de faturação eletrónica e porque é necessário na sua empresa?
Um sistema de faturação eletrónica é um recurso que poupa muitas dores de cabeça aos profissionais que se encarregam da área financeira empresarial.
Poderíamos defini-lo como o processo de faturação clássico, mas empregando sistemas e processos digitais que deixam o papel fora da empresa.
Porque é importante a faturação eletrónica?
É importante porque ajuda a reduzir a fraude fiscal e permite um melhor controlo para as autoridades tributárias.Portanto, a faturação eletrónica surge não apenas porque as empresas viram aumentar exponencialmente as faturas, mas também como forma de a administração pública evitar a evasão fiscal.
Vantagens da faturação eletrónica
Entre as vantagens da faturação eletrónica destacam-se as relacionadas com os custos e a eficiência. Mas vamos vê-las com calma.
Poupança económica
Para processar faturas eletrónicas deverá adquirir programas informáticos especiais que, contudo, amortizam rapidamente graças às muitas faturas que emite em média uma empresa.
Para ter uma ideia de como funciona a faturação eletrónica, a sua utilização elimina os custos de impressão e envio, o que atinge uma poupança no processamento de cerca de 70%.
Além disso, não só poupa em tinta, papel, envelope e envios. Também notará uma grande poupança em espaço de armazenamento, graças a um pequeno disco rígido que pode armazenar a contabilidade financeira de vários anos.
Redução de erros humanos
Como indicámos no início deste artigo, os pequenos erros analógicos podem ser acumulados até se converterem em algo de difícil solução.
Graças a não ter de introduzir os erros manualmente e aos controlos automáticos, os erros são drasticamente reduzidos.
Acessibilidade das informações
Já pode dizer adeus às horas dedicadas à procura de faturas e documentos em pastas armazenadas em locais remotos.
A documentação digital está agora acessível a partir de qualquer dispositivo que tenha ligação à internet, em melhores condições e legível ao longo dos anos, para fazer frente a situações de cumprimento e auditorias.
Redução do tempo necessário para o ciclo de faturação
Imagine que tem 500 fornecedores. Os finais de mês e os fechos contabilísticos podem converter-se num pesadelo. Graças aos sistemas de faturação eletrónica, pode automatizar muitas tarefas com menos esforço.
Maior sustentabilidade
Se eliminar o papel, a sua pegada de carbono será menor, e o seu compromisso com o meio ambiente aumentará.
Vários formatos
A faturação eletrónica admite vários formatos como, por exemplo, PDF, JPG e outros. Se trabalha com a Administração online, deverá fornecer as informações em determinados formatos, que se podem sempre converter a partir dos formatos que lhe são fornecidos pelos seus fornecedores ou os que os seus clientes exigem.
Maior segurança
Uma pasta com todos os dados contabilísticos num armazém é uma forma segura de não cuidar das informações como deveria.
Muitos sistemas de faturação eletrónica permitem-lhe restringir o acesso às informações mediante papéis ou funções, o que lhe assegura que só podem modificar ou, inclusivamente, visualizar as informações as pessoas que realmente devem.
Melhor imagem de empresa
Uma empresa moderna, que trabalha para se expandir e prosperar, investe em formas de digitalizar e otimizar o trabalho mais rotineiro, de forma que os colaboradores possam dedicar o seu tempo ao que de facto agrega valor à empresa.
Porque é que necessita de um sistema de faturação eletrónica?
O SAP Business One oferece-lhe uma plataforma modular onde pode automatizar todos os processos da sua empresa, desde a faturação, à contabilidade, à produção, ao controlo de stock e muito mais.
Dentro do módulo de Finanças, podemos encontrar:
- Livro razão geral. Onde se registam as contas individuais ou coletivas da empresa.
- Impostos. Poderá recolher todas as informações necessárias relativas à legislação para simplificar o processo de apresentação de impostos.
- Bancos. Agiliza e automatiza todos os pagamentos e operações relacionados com bancos.
- Contabilidade de custos. Realiza o controlo necessário para conhecer o rendimento de linhas de negócio, produtos, departamentos, etc.
- Ativos fixos. Controla a vida de todos os seus ativos de forma precisa e eficaz.
Além disso, a possibilidade de integrar as restantes operações da empresa ajuda a simplificar o controlo e a gestão, o que reduz os gastos e deixa espaço para que os colaboradores transmitam valor onde mais dele necessitam.
Não hesite em contactar connosco para se informar de como pode a faturação eletrónica beneficiar uma empresa como a sua, teremos muito gosto em ajudar a avançar na senda da digitalização em contabilidade e finanças.
