Ainda estás a fazer negócios no papel? O intercâmbio eletrónico de dados (EDI) torna possível a troca de documentos num formato estandardizado. EDI na logística tem muitas vantagens e torna o processo de troca de documentos entre empresas muito mais fácil.
Graças a este protocolo, podes notificar envios, actualizar encomendas, fazer pedidos de compra e emitir faturas, entre outras coisas.
Aqui estão algumas das principais razões pelas quais deves usar EDI na tua empresa.
O que é EDI e o que vantagens traz à tua organização?
O EDI é um protocolo de intercâmbio de dados que elimina a necessidade de executar esta tarefa manualmente. Utiliza a tecnologia para gerir documentos comerciais tais como faturas, ordens de compra ou ordens de venda num formato eletrónico padrão, como alternativa à tradicional comunicação em papel.
É um mecanismo de comunicação computador a computador, onde não há necessidade de confiar nas pessoas. O EDI aumenta a eficiência, melhora a precisão e reduz os custos para a tua empresa.
Em suma, graças à troca eletrónica de dados, o software enviará informação digitalmente de um dispositivo para outro, que a recolherá e processará automaticamente, sem erros e em menos tempo do que se estes processos tivessem de ser realizados manualmente.
EDI em logística
Em logística, uma boa gestão da informação de entrada e saída é fundamental para facilitar transações, tais como encomendas, confirmações de envios ou mercadorias recebidas, ajustes no inventário em mãos e atualizações de stocks.
O EDI simplifica a transacção dos dados necessários para operar no sector da logística de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de esperar por confirmações manuais que atrasem as operações num sector que requer velocidade.
EDI e poupança de tempo
Muitos fornecedores exigem que se trabalhe com a EDI para poder enviar ordens de compra e receber confirmação num período de tempo relativamente curto.
Para além da velocidade de processamento das transacções, a tecnologia EDI é muito precisa. Permite comunicar informações precisas sobre os envios aos fornecedores, incluindo itens e quantidades de produtos.
Em resumo, velocidade, pontualidade e precisão são razões imperiosas para avançar com o EDI e evitar retornos demorados e dispendiosos. É parte da transformação digital que o teu negócio precisa.
É possível implementar o EDI em pequenas empresas?
Pensas que adoptar esta tecnologia vai ser caro e complicado para o teu pequeno negócio? Se tens o SAP Business One, isso não será um problema.
Existem muitos AddOns e soluções para integrares esta tecnologia na tua empresa sem a necessidade de teres uma grande equipa de TI para configurar, preparar e criar plataformas ou soluções específicas.
Vantagens da tecnologia EDI na logística
Até agora, já te dissemos o que é o EDI. Agora vamos ver o que isso pode trazer à tua organização.
Antes de mais, é um passo em direção à digitalização da tua empresa, algo que faz a diferença na competitividade das empresas.
Além disso, cada vez mais fornecedores estão a utilizar o EDI para comunicar com empresas, para que possam acelerar os seus processos de negócio. E é aqui que o EDI desempenha um papel importante. Vê agora que outras vantagens tem:
Automação
A automatização é provavelmente a vantagem que mais se destaca. Um processo automatizado é mais rápido, mais eficiente, reduz erros e, como consequência, os custos associados às devoluções. Se quiseres saber mais sobre as vantagens da automação podes ler este post no blog.
Poupança económica
Todas as empresas que querem ser eficientes querem reduzir os seus custos fixos. A logística está cheia de processos repetitivos, intensivos em papel e indispensáveis.
Como nenhuma empresa de logística pode viver sem confirmações de encomendas, confirmações de fretes ou recibos de cheques de stock, é importante encontrar formas de tornar esta informação tão rentável quanto possível.
A tecnologia EDI ajuda-te a tornar todos estes processos muito mais económicos, eliminando chamadas telefónicas, faxes ou correio, etc.
Precisão
Como mencionado acima, a automação torna possível reduzir ao mínimo os erros humanos.
Os benefícios são óbvios: ao remover o factor humano, os dados são transmitidos intactos de um ponto para outro. Esta precisão, quando estás a processar centenas de milhares de transacções por dia, é uma mais-valia inestimável.
Sustentabilidade
Especialmente desde a COVID-19, a importância de eliminar o papel da empresa tornou-se uma necessidade, e não apenas uma tendência da era sem papel.
Neste contexto, a tecnologia EDI pode ajudar-te a reduzir ainda mais o papel e, como consequência, a conseguir uma organização mais sustentável.
Implementando o EDI, o que precisas
Por esta altura já deves estar a pensar como podes incorporar o EDI na logística na tua empresa o mais depressa possível.
Se tiveres o SAP Business One, podes usar o processamento EDI com um AddOn.
Um AddOn é um pequeno programa que estende a funcionalidade de um programa padrão como o B1, para que possas abordar processos ou tarefas mais sofisticados que, por vezes, só são necessários em certas indústrias ou empresas.
A configuração deste AddOn é muito simples: não precisas de implementar software complexo, basta seguir alguns passos para começar a usá-lo.
Agora já sabes o que é o EDI e como pode ajudar a tua empresa. Não hesites em contactar o Ebit, nós estamos aqui para te ajudar no que precisares.
