Qual é o melhor ERP? Depende do público a que se destina! Sob o termo “solução ERP” estão agrupados muitos tipos de software.
Para que serve ERP? Um ERP é o programa de gestão mais completo que existe. Consegue integrar todos os processos, automatizá-los e optimizá-los, centralizando toda a informação para melhorar a análise, a resolução de problemas e a tomada de decisões.
Cada empresa tem as suas necessidades específicas. Uma empresa de distribuição não é o mesmo que uma empresa de serviços ou uma fábrica. Dependendo do tipo de empresa, são efectuados processos diferentes e é aconselhável estudar a sua adequação às diferentes soluções oferecidas pelo mercado.
Vejamos algumas questões-chave a considerar quando se comparam diferentes soluções ERP.
Que necessidades satisfazem os ERPs na sua comparação?
Antes de mais, é essencial certificar-se de que estamos a comparar soluções ERP com características semelhantes. Num outro artigo, falámos-lhe das vantagens da implementação de um ERP.
Da mesma forma que não se pode comparar uma frigideira com um processador de alimentos, não se pode comparar um programa de automatização contabilística com um software ERP, porque são produtos diferentes.
O ponto de partida para a implementação de um ERP é definir as necessidades da empresa: quais são os objetivos, quais os departamentos a integrar, quais os processos-chave a optimizar?
Uma vez definidas as necessidades de optimização, selecionaremos soluções com desempenhos semelhantes para que a comparação faça sentido.
É uma solução flexível?
Existem no mercado ERPs generalistas (horizontais) e ERPs verticais ou sectoriais,, os concebidos para um sector específico. Cada empresa é diferente e, mesmo em um mesmo sector, as necessidades são diferentes.
Em geral, as soluções verticais incorporam funcionalidades específicas para o sector a que se dedicam, mas, de qualquer modo, é utópico pensar que a adaptação do software será 100% perfeita: são sempre necessários ajustes.
De modo geral, é aconselhável optar por um ERP que seja suficientemente flexível para permitir a integração de desenvolvimentos personalizados para alargar e ajustar as suas funcionalidades, de modo que cada processo seja totalmente coberto e optimizado.
Como é o parceiro por detrás disso?
Decidir sobre um ERP significa assumir que não está apenas a comprar um software, mas que está a escolher o parceiro tecnológico com quem irá trabalhar de perto nos próximos meses. Não basta que o software se adapte às suas necessidades: tem de gostar realmente da empresa.
Preste atenção desde a primeira entrevista com cada fornecedor de ERP, tentando imaginar como será trabalhar com ele. Qual foi a primeira impressão que lhe causaram? Sente-se confortável na entrevista? Sente que conhecem a sua indústria? Falam da sua solução ou ouvem as suas necessidades? Falam de dinheiro ou fazem-lhe perguntas para se certificarem de que são capazes de lhe oferecer o que procura?
Exclua impiedosamente qualquer parceiro tecnológico que suscite dúvidas e avance apenas com parceiros que demonstrem profissionalismo. Têm experiência e podem prová-lo com casos de sucesso?
O teste decisivo é pedir referências de outros clientes com quem tenham trabalhado, de preferência no seu sector. O parceiro tecnológico que passar neste teste com distinção tem boas hipóteses de ser o candidato ideal.
Onde é que a solução ERP está alojada?
Existem soluções “On Premise”, que consistem em alojar o software nos servidores da sua empresa, e soluções na nuvem, também designadas “On Demand”, em que o ERP é instalado na nuvem.
A nuvem oferece vantagens significativas para as empresas, e cada vez mais empresas estão a adoptar soluções na nuvem. Isto torna a implementação muito mais rápida, e a instalação, as actualizações e a segurança dos dados estão nas mãos da empresa que fornece o serviço.
É escalável?
A melhor solução ERP é aquela que é capaz de resolver as necessidades actuais e futuras da empresa. O que acontecerá daqui a alguns anos se o seu negócio crescer? A solução continuará a ser válida? É importante que a decisão seja sustentável ao longo do tempo.
O software que escolher tem de ser suficientemente flexível para permitir o seu crescimento e fornecer uma solução quando houver uma equipa maior, mais linhas de produção ou novos mercados.
Um indicador de flexibilidade é o facto de o ERP que está a considerar se integrar com outras aplicações e ferramentas ou permitir trabalhar em diferentes línguas e moedas.
O preço parece ser o fator mais óbvio
O preço é um fator muito importante em qualquer decisão empresarial, especialmente quando se trata de grandes investimentos, como neste caso.
Desconfie de preços demasiado baixos: podem implicar má qualidade ou custos ocultos. Para tomar uma boa decisão, é necessário pedir informações pormenorizadas sobre o custo da solução, incluindo a implementação e a manutenção. Uma vez detalhados estes factores, o que parecia barato pode não ser assim tão barato.
De igual modo, preços mais elevados não significam necessariamente maior qualidade: investigue se um custo mais elevado é justificado por mais funcionalidades que o ajudarão a aumentar a eficiência da sua empresa e, por conseguinte, a amortizar rapidamente o investimento.
Conclusão
Tendo em conta que o processo de implementação de um ERP é um processo complexo que pode demorar vários meses, irá necessitar de apoio em mais do que uma ocasião. Quem presta apoio durante a implementação? É o próprio parceiro ou um terceiro? Irá necessitar de sessões de formação para a sua equipa? Estão incluídas?
É igualmente necessário saber o que acontece após a solução ser implementada: o serviço de apoio é prestado, envolve custos fixos ou é faturado à hora? Estes pormenores podem revelar diferenças significativas que não são visíveis à primeira vista.
Comparar diferentes soluções e escolher o melhor ERP é uma decisão muito importante. Com estas dicas em mente, será mais fácil decidir sobre a solução ERP mais econômica e eficiente para a sua empresa.
Na Ebit temos experiência no desenvolvimento e implementação de soluções ERP para empresas. Apostamos em oferecer confiança aos nossos clientes, analisando previamente o seu negócio e compreendendo as suas necessidades para prestar um serviço ótimo. Contacte-nos sem compromisso!
