A implementação de um sistema ERP (enterprise resource planning) é uma aventura assustadora para muitos: não é apenas o custo financeiro, mas também a formação e as atualizações necessárias, para não falar dos custos operacionais. Infelizmente, iniciar este processo não é garantia de sucesso: de acordo com um relatório da Panorama Consulting, um em cada cinco projetos de implementação de um ERP (21%) acaba em fracasso.
As restantes empresas, as que têm sucesso, tiram o máximo partido do seu ERP, e aproveitam todos os benefícios e vantagens de ter um sistema completo de gestão empresarial.
Neste artigo vamos ajudá-lo a analisar a sua situação para saber se está bem, se está mal ou se pode fazer melhor. Além disso, se responder ao nosso questionário, receberá uma lista de verificação completa com detalhes, para que possa progredir no aproveitamento máximo do seu software de gestão empresarial ou ERP.
Aqui vamos nós!
O que é um ERP
O software de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) é um software proprietário ou de código aberto que gere as operações quotidianas de uma empresa, automatizando tarefas, relatórios e dando-lhe o controlo geral sobre toda a informação empresarial.
Porque deve ter um ERP
Muitas pequenas e médias empresas ainda se perguntam se precisam realmente de um sistema ERP. As atividades quotidianas já consomem todo o tempo disponível sem acrescentar o desafio de encontrar e implementar um novo sistema em toda a empresa.
Depois de vários anos de problemas, as coisas estão a voltar ao normal, a empresa está a avançar, a crescer, está a receber encomendas, a ter algum lucro e, em geral, a sair-se bem. Então, porquê fazer um grande abanão e gastar tempo e dinheiro num novo sistema?
É muito simples. Não há dúvida de que o ERP traz múltiplos benefícios às empresas. Enquanto algumas empresas ainda resistem à ideia de precisar de um ERP, citando o custo, estar demasiado ocupado, demasiado pequeno, ou correr em folhas de cálculo, a maioria das empresas ambiciosas reconhece as oportunidades que o ERP pode oferecer.
Não está convencido? Aqui estão as 9 principais razões que os nossos clientes nos deram para justificar a necessidade de um sistema ERP:
1. queremos ser mais eficientes
Nenhuma empresa quer stock desnecessário quando o pode evitar. Um sistema ERP permite-lhe saber exatamente de que stock precisa para que trabalho e quando precisa dele.
Também lhe permite automatizar muitos dos seus processos, para que possa criar eficiências ao longo de todo o processo de produção. Isto traduz-se em menos duplicação, melhor programação de recursos e tempos de paragem reduzidos.
2. os nossos sistemas actuais não conseguem acompanhar o ritmo.
Muitas empresas lutam com um sistema herdado que pode ter funcionado na altura, mas que agora não acompanha as operações mais modernas.
Com o tempo, apercebeu-se de que esta situação já não é viável, quer devido à falta de apoio do fornecedor, a uma lacuna de conhecimento criada quando os utilizadores saem ou simplesmente a uma falta de funcionalidade que o impede de obter qualquer informação valiosa.
3. temos demasiadas folhas de cálculo
A humilde folha de cálculo pode ter sido em tempos um recurso fantástico para armazenar dados e mesmo fornecer algumas análises básicas, mas há muito que foi ultrapassada pelo sistema ERP.
Múltiplas folhas de cálculo em empresas ainda são comuns, mas como o seu negócio cresceu, provavelmente tem demasiada informação para gerir apenas com folhas de cálculo.
Quer mesmo adicionar outra folha de cálculo à mistura? Um sistema ERP substitui as folhas de cálculo enquanto reúne todos os seus dados e lhe dá respostas em tempo real.
4. Precisamos de funcionalidades extra, tais como a rastreabilidade.
Na sociedade responsável de hoje, muitos empregos exigem uma rastreabilidade precisa. Trabalhar em cadeias de abastecimento em indústrias tão importantes como a aeroespacial, automóvel e defesa não deixa margem para erros ou atrasos.
Se quiser ganhar contratos nestes sectores, necessitará de um sistema que proporcione uma rastreabilidade total, gere os seus níveis de stock, gere o seu piso de produção e muitas outras funções. Sim, precisa de um sistema ERP para atingir o nível de competitividade necessário para ganhar esses contratos.
5. Queremos minimizar os erros
Um sistema ERP oferece-lhe a oportunidade de reduzir significativamente os erros humanos.
Quando os departamentos utilizam os seus sistemas de forma independente, podem ser introduzidos dados incorrectos ou inconsistentes. Com o ERP, tudo é integrado, pelo que a informação só precisa de ser introduzida uma vez.
Esta informação flui através do sistema e cada departamento tem acesso aos dados originais correctos. Como as tarefas e actividades estão também no mesmo sistema, é fácil verificar o seu estado, para que nada escorregue através das fendas e o erro humano seja mantido ao mínimo.
6. Precisamos de informação em tempo real
Pode utilizar várias folhas de cálculo ou pode ter vários sistemas separados que gerem operações isoladas no seu negócio.
Mas e quanto ao quadro geral – como é que toma decisões informadas que afectam toda a sua organização? Sem todos os dados num só local, é difícil tomar decisões importantes.
Um ERP inclui normalmente um painel de controlo que mostra indicadores-chave de desempenho. A beleza de ter os dados num sistema é que toda a informação sobre uma encomenda está num único local, desde a consulta inicial até à facturação, tornando fácil o acesso a cada trabalho.
7. Precisamos da certificação ISO para entrar em novos mercados.
Certas indústrias e empresas exigem que os seus fornecedores tenham uma acreditação de qualidade.
Embora a acreditação possa ser um processo moroso, é muito mais fácil se tiver um bom sistema ERP a funcionar para apoiar os seus processos empresariais de ponta a ponta e assegurar a normalização e consistência dos processos.
Um ERP pode incorporar controlos para assegurar o cumprimento de procedimentos, resultando em práticas de trabalho de qualidade consistente, o factor-chave para alcançar a acreditação ISO.
8. Não temos visibilidade do que se está a passar no atelier/planta.
Sabe que tem muito trabalho a fazer, mas tem alguma ideia do estatuto de algum deles?
Esta falta de visibilidade pode ser dispendiosa e frustrante e significa que é mais provável que esteja a ser reactivo do que proactivo.
Um ERP acompanhará todos os seus trabalhos desde a requisição até à facturação e, além disso, programá-los-á para maximizar a eficiência da sua oficina ou da capacidade da sua fábrica.
9. Queremos aumentar o valor da nossa empresa e crescer de uma forma sustentável.
É difícil aumentar o valor do seu negócio quando depende de sistemas e folhas de cálculo desactualizados.
Os proprietários que procuram uma estratégia de saída para o seu negócio podem criar maior ordem e controlo, incorporando um sistema ERP para reduzir o inventário, racionalizar os processos e acelerar o fluxo de trabalho através do negócio, resultando num melhor resultado final.
Uma maior eficiência torna possível ser mais competitivo e oferece sólidas perspectivas de crescimento.
Porque é que precisa de saber se está a tirar o máximo partido do seu ERP
Um ERP coloca a colaboração no centro. Ao simplificar os processos e dar a todos acesso aos dados em qualquer altura, todos na organização têm os blocos de construção para fazer o seu trabalho a partir de um local central, com a informação certa para tomar as decisões certas.
Por sua vez, melhora a visibilidade, a comunicação e o envolvimento dos funcionários dentro da organização. Então, porque é que nem todos o utilizam?
A resistência à mudança é frequentemente o principal obstáculo à adopção, e a sua superação requer uma liderança forte.
Tirar tempo para ouvir e compreender as razões de resistência e aceitar que a mudança pode ser inquietante para as pessoas.
Muitas vezes, o simples sentir-se escutado e valorizado pode quebrar barreiras.
Se a sua comunicação em torno do ERP careceu de envolvimento desde o início, então precisa de uma abordagem diferente. É muito mais do que ERP: terá de mudar mentalidades e comportamentos para transformar radicalmente a sua forma de trabalhar e conseguir uma adopção plena.
Então, está a tirar o máximo partido do seu ERP?
Se viveu e experimentou em primeira mão todas as situações acima referidas, provavelmente já tem um ERP implementado na sua empresa.
No entanto, ter um ERP não significa que esteja a tirar pleno partido de todas as suas funcionalidades e potencial.
Está a sair-se bem, está abaixo da média, poderia fazer melhor? Se quiser saber a resposta, não hesite em responder ao questionário abaixo. Receberá por correio uma lista de verificação personalizada com recomendações sobre as suas áreas a melhorar.
Os resultados
Se tiver completado todas as perguntas, basta esperar até receber a sua lista de verificação personalizada com áreas para melhoramento na sua caixa de correio! Entretanto, aqui estão algumas recomendações sobre as diferentes situações em que a sua empresa se pode encontrar.
Sabe definitivamente o que está a fazer na sua empresa (nível avançado).
Está definitivamente a tirar o máximo partido do seu ERP! A sua empresa fez o seu trabalho de casa antes da implementação e ainda está a avaliar o projecto, bom trabalho!
No entanto, não baixe a sua guarda, deixamos-lhe uma lista de recomendações para continuar a tirar o máximo partido da sua solução ERP.
E lembrem-se, se precisarem de consultoria ou de uma auditoria externa, estamos aqui para ajudar.
Mesmo que tenha tudo sob controlo, aqui estão algumas boas dicas para levar o seu jogo para o nível superior:
Continue a envolver a sua equipa, pedindo-lhes opinião e treinando-os.
Provavelmente já tem uma equipa de ERP, incluindo utilizadores finais, encarregada de todas as coisas ERP. Portanto, confie neles tanto quanto possível, é importante que não negligencie a avaliação dos seus processos actuais para identificar as áreas a melhorar.
À medida que as necessidades específicas evoluem, certifique-se de que o seu ERP continua a adaptar-se à sua organização, apoiado pelo seu pessoal.
Continue a documentar o seu projecto para tirar partido das melhores práticas.
Não baixem a guarda e continuem a documentar. Documentar um projecto ERP é fundamental:
Dar-lhe-á informação adequada para auditar o sistema e os seus processos.
🔵 Facilitará a comunicação entre as diferentes equipas e departamentos.
🔵 Irá facilitar a formação de novos empregados.
🔵 Fornecerá informação precisa e detalhada que pode ajudar outros projectos.
Continuar a actualizar e a redefinir os objectivos
Sabe o problema que o seu ERP resolve, mas pode mudar. Continue a actualizar o seu plano ERP para garantir que as ferramentas vão ao encontro das necessidades da sua organização.
Fique de olho no seu fornecedor de ERP
Os sistemas ERP estão em constante evolução e adaptação às novas tecnologias e melhores práticas, pelo que as empresas precisam de ser flexíveis para adoptar estas mudanças. O seu fornecedor está actualizado?
Por outro lado, o seu fornecedor está a corresponder às suas expectativas de serviço ao cliente? A sua equipa está preocupada com o seu desempenho?
Pode fazer muito melhor (nível médio)
Tirar o máximo partido de uma ferramenta de software depende sobretudo de um planeamento e preparação adequados antes da implementação para assegurar que o sistema ERP satisfaz as necessidades específicas da empresa.
Uma formação e monitorização adequadas e contínuas é também fundamental para responder à evolução das exigências.
Já sabe isso. No entanto, das suas respostas deduzimos que não investiu os recursos necessários nas etapas acima referidas. Como resultado, não está a retirar tanto do seu sistema ERP como deveria.
Deixando de lado as questões técnicas relacionadas com o seu fornecedor de ERP, a sua empresa poderia conseguir algumas melhorias quase imediatas através do envolvimento da sua equipa.
Em primeiro lugar, porque têm um profundo conhecimento das necessidades e exigências específicas do seu departamento. Assim, podem dar um contributo valioso sobre o aspecto que o ERP deve ter.
E em segundo lugar, porque o envolvimento da equipa garante que terão um sentido de propriedade sobre o ERP e terão mais probabilidades de o utilizar eficazmente.
Se quiser começar a tirar o máximo partido do seu ERP, siga estas dicas:
Avalie a sua situação actual
Está a par da sua situação actual no ERP? É muito importante estar ciente do seu ponto de partida para que possa medir o progresso, mas se não o tiver feito, pode ainda assim avaliar a sua situação e estabelecer para onde quer ir.
Compreender os problemas e a dor aponta as experiências da sua equipa com e sem ERP. Esta avaliação deve incluir uma análise exaustiva do ERP, identificando lacunas e definindo passos para as preencher. Para que o utilizam? Quantas horas/minutos ganham por dia? Como é que os conduzem/dedicam diariamente?
Lembre-se que este não é um exercício pontual, mas deve ser feito algumas vezes por ano.
Documentar como um dever
A documentação é o negócio inacabado de quase todas as empresas, mas criar documentação é a melhor ajuda e preparação para o futuro.
Obrigar-se a documentar ou apenas deixar algumas notas rápidas sobre qualquer alteração do ERP é essencial para a monitorização, manutenção, embarque de novos funcionários, etc.
Além disso, a criação de um centro de documentação ERP irá normalizar e racionalizar os processos internos, aumentando assim a produtividade e melhorando o fluxo de trabalho.
Compromisso com a aprendizagem ao longo da vida
Fornecer formação e recursos para ajudar a sua equipa a tornar-se mais proficiente com o sistema ERP. Assegurar que a formação é adaptada aos utilizadores finais, desde gestores a analistas financeiros e pessoal operacional.
Pedir opiniões, na medida do possível
Mantenha a sua equipa envolvida. São eles que utilizam o sistema, são eles os peritos, e são eles que o informarão se está a pagar o ERP correcto ou não.
Se possível, criar uma equipa ERP, constituída por pessoas que a utilizam, para tratar de tudo o que está relacionado com o sistema.
Meça o desempenho do seu ERP
Isto é obrigatório. Se quiser avançar e compreender o valor do seu ERP, precisa de informações para o analisar. Comece a acompanhar o desempenho do seu sistema ERP e identifique as áreas a melhorar.
Fique de olho no seu fornecedor de ERP
Os sistemas ERP estão em constante evolução e adaptação às novas tecnologias e melhores práticas, pelo que as empresas precisam de ser flexíveis para adoptar estas mudanças. O seu fornecedor está actualizado?
Por outro lado, o seu fornecedor está a corresponder às suas expectativas de serviço ao cliente? A sua equipa está preocupada com o seu desempenho?
Não está a tirar o máximo partido do seu ERP (nível básico)
Os ERPs são ferramentas poderosas no dia-a-dia empresarial, mas parece que o seu sistema actual não é tão útil como deveria ser.
Pode ser porque a sua empresa não levou tempo a compreender as necessidades do negócio, preparou-se para a implementação do ERP e não deu à sua equipa a oportunidade de fazer parte do projecto, o que dificultou a compreensão das necessidades reais.
É crucial compreender as capacidades da ferramenta e da oferta do fornecedor do ERP, e alinhá-las com as necessidades do negócio. Caso contrário, a implementação será superficial, o que poderá conduzir a problemas no futuro (porque a ferramenta não satisfaz as expectativas da equipa, não se adapta ao crescimento, etc.).
No entanto, sabe que pode obter mais valor pelo dinheiro que está a investir no seu fornecedor, e damos-lhe algumas dicas sobre como suprir as deficiências:
Compreender os seus processos empresariais
Se ainda não o fez antes, é altura de rever os seus processos empresariais e a forma como estes são geridos. Identifique que passos não estão a ser apoiados eficazmente pelo seu sistema ERP.
DEVE
🔵 Defina os seus objectivos e, em particular, os problemas que a sua empresa precisa de resolver.
Identifica as principais partes interessadas e cumpre os requisitos
Em relação ao ponto anterior, estabelecer quem é mais afectado pelo ERP na sua vida profissional. Quem utiliza o ERP? O que é que precisa? Identifique os principais intervenientes na sua organização e reúna as suas necessidades em matéria de ERP.
Se possível, seria útil criar uma equipa para supervisionar e tomar posse da ferramenta.
Avalie o estado actual do seu ERP
Compreenda o que o seu ERP faz, do que é capaz e que lacunas existem na sua implementação actual. Neste momento, precisa de estar muito consciente do rumo do seu negócio e do que precisa da ferramenta. Precisará de alinhar os dois se quiser tirar o máximo partido do seu ERP.
DEVE
Prestar atenção aos custos de manutenção e actualização.
🔵 Identificar quaisquer dados que possam ter sido ignorados durante a migração.
Documentar tudo
Criar um centro ERP que resume toda a informação relacionada com ERP, incluindo cronogramas, recursos e marcos.
DEVE
🔵 Recolher regularmente feedback.
🔵 Estar preparado para qualquer acontecimento imprevisto.
Estabeleça um caminho de formação para os seus empregados
Actualize a formação dos seus funcionários sobre como utilizar o ERP, incluindo as melhores práticas e dicas.
Medir o desempenho do seu sistema ERP
Isto é obrigatório. Se quiser avançar e compreender o valor do seu ERP, precisa de informações para o analisar. Comece a acompanhar o desempenho do seu sistema ERP e identifique as áreas a melhorar.
Avaliar as opções
Por último, mas não menos importante, explorar e comparar opções. Procure um sistema que possa apoiar os seus processos e requisitos empresariais únicos.
Recomendações finais
Não podemos terminar este artigo sem recomendar-lhe que consulte um especialista em software de gestão empresarial. Um ERP é apenas uma ferramenta, tão poderosa como a utilização que lhe é dada.
Não vale a pena dar-lhe uma oportunidade? Na Ebit podemos ajudá-lo a detectar onde está o problema que o impede de tirar o máximo partido do seu ERP, não hesite em contactar-nos.
