O Outlook é uma ferramenta básica de gestão de correio eletrónico que não necessita de apresentação. Esta aplicação é, possivelmente, uma das mais conhecidas da Microsoft e permite enviar, receber, reenviar e eliminar correios eletrónicos.
Além disso, oferece outras funções que a convertem numa plataforma básica para gerir o seu negócio como, por exemplo, calendários, tarefas e contactos, marcações, reuniões online, entre outras coisas.
Neste artigo, e seguindo os conselhos dos especialistas da Microsoft, vamos analisar algumas formas para utilizar esta ferramenta de forma eficaz.
O que é o Outlook
O Outlook é uma ferramenta de gestão de correio eletrónico fabricada pela Microsoft. Ajuda a gerir o correio eletrónico pessoal e profissional, além de calendários, tarefas, reuniões, listas de ações a fazer e muito mais.
Como gerir de forma eficaz a sua conta do Outlook
O Outlook não só ajudará a gerir o seu correio eletrónico. Além disso, pode ajudar a gerir o seu tempo com calendários, tarefas e lembretes.
Para aproveitar todo o potencial desta ferramenta, aqui estão alguns conselhos práticos:
Priorize com as regras
As regras são uma das grandes vantagens do Outlook. Se tem um grande volume de correios eletrónicos, pode aproveitá-las para filtrar as mensagens mais importantes e não ter de rever mensagens novas com muita regularidade.
As regras ajudam-no(a) a mover as mensagens da sua caixa de entrada, para as agrupar de acordo com os critérios que desejar.
Aqui tem algumas ideias das regras que pode criar:
- Reuniões. Todos os pedidos de reunião, inclusivamente se se dirigem a um grupo, podem ser enviados para a bandeja principal para que não perca nada.
- Respostas automáticas. Pode mover as respostas para reuniões que não têm conteúdo para a pasta de Elementos eliminados.
- Para: Mim. Qualquer mensagem que tenha sido diretamente enviada, é enviada para a Caixa de entrada e não se processa de acordo com outras regras.
- Adiar elementos enviados. Esta regra atrasa o envio de mensagens um minuto ou mais. Quando a utilizar, certifique-se de que enviou as suas mensagens antes de desligar o computador.
Organize o seu correio com as pastas.
A melhor forma de ser eficaz com uma aplicação como o Outlook é organizar o seu trabalho no que deve fazer imediatamente, o que pode apagar, o que pode adiar e o que pode delegar.
Estas ações recebem o nome da regra dos quatro D, devido ao seu nome em inglês (do, delete, delegate, delay).
Estas são algumas boas práticas para trabalhar com pastas.
- A caixa de entrada serve para agrupar o que deve fazer (do). Podem ser mensagens enviadas diretamente a si ou porque é importante que conheça o seu conteúdo.
- Crie uma pasta mesmo debaixo da caixa de entrada com todo o material de referência para o consultar quando for necessário (delay). Nesta pasta não se aplicarão regras automáticas, pelo que as mensagens permanecerão aí até que as processe.
- Crie uma pasta para mensagens pessoais. Ter uma pasta separada para a informação pessoal dá-lhe a tranquilidade de não ver mensagens pessoais quando está a partilhar o ecrã numa reunião ou a trabalhar com um colega.
- Pastas para mensagens enviadas a grupos de contactos (também conhecidos como listas de correio ou listas de distribuição) que não devem necessariamente ser lidas.
Tarefas para seguir o seu trabalho
As tarefas são outras das capacidades do Outlook que o convertem numa ferramenta básica no ambiente empresarial.
Estes são alguns dos conselhos para tirar o máximo partido das tarefas do Outlook.
- Ordene a sua agenda uma vez por semana. Com a sua agenda organizada com uma semana de antecedência, poderá ser mais consciente de tudo o que deve fazer nos próximos 5 dias úteis. Também serve para mostrar aos outros o tempo que tem disponível para cumprir estes requisitos urgentes.
- Trabalhe a partir de Tarefas. Assim que tiver processado as suas mensagens, o melhor local para trabalhar no Outlook (responder a mensagens, etc.) é Tarefas. Ao mudar para Tarefas, não se distrai com as mensagens de entrada.
- Processe as suas tarefas em massa. À medida que revê a sua lista de tarefas e o seu calendário, agrupe as tarefas similares. Por exemplo, se só tem uns minutos, faça todas as suas chamadas juntas. Aborde as tarefas que consomem muito tempo quando tiver mais energia. Para as tarefas que sejam mais aborrecidas, procure os momentos em que está mais cansado, como no final do dia. Ao agrupar as tarefas que são similares, notará que avança mais rápido e não salta de uma tarefa para a outra sem fechar nenhum dos grandes blocos que se propôs no início do dia.
Evite distrações
O Outlook é uma excelente ferramenta de trabalho, mas pode ser muito absorvente, especialmente se está pendente das novas notificações.
Se se distrai facilmente ou necessita de se concentrar numa tarefa importante, pode modificar as notificações. Quando sabe o que é, o Outlook pode ajudar com tudo o que necessita para gerir o seu tempo e as suas tarefas diárias. Se o aproveitar bem, pode facilitar-lhe muito a vida na hora de classificar e priorizar as coisas que deve fazer, ao invés de se converter numa fonte de ruído e de distrações.
