Compreender a importância da gestão do inventário é fundamental para a tua empresa porque permite-te ter a rastreabilidade dos movimentos de entrada e saída que ocorrem, para gerir uma avaliação dos mesmos com base em certos critérios como o custo médio ponderado, FIFO, custo padrão, etc.
Quais são as consequências da má gestão a este respeito? Em primeiro lugar, mau serviço ao cliente, pois as encomendas são atrasadas ou canceladas devido à falta de informação.
Neste artigo, dizemos-te o que é e quais são os passos da gestão de inventário com a SAP para que o teu negócio cresça em eficiência.
Desafios de gestão de inventários
Decidir implementar um inventário significa enfrentar alguns desafios. Conhecê-los e antecipá-los é a chave para poder resolvê-los rapidamente.
Quais são os desafios mais comuns encontrados por outras companhias?
1. Falta ou excesso de inventário
O controlo do inventário é uma prática que já existe há muitos anos e mesmo assim continuamos a encontrar situações como quebra de inventário ou aumento dos custos de armazenamento devido a cálculos errados.
Vamos ter em mente que o inventário é espaço, e espaço é dinheiro. Portanto, embora à primeira vista ter mais inventário do que o necessário possa parecer ser uma vantagem, é uma dificuldade.
Além disso, se estiveres a lidar com produtos perecíveis, com requisitos específicos de armazenamento, o preço pode aumentar e causar um desequilíbrio nas finanças da empresa.
Por outro lado, não manteres o teu dedo no pulso do inventário pode levar a não ter produtos disponíveis quando o teu cliente precisar deles, forçando-os a recorrer aos teus concorrentes.
2. Gestão de inventário profissional
Como já vimos em outros posts deste blog, as folhas de cálculo não são um bom sistema para gerir quase nada nos dias de hoje.
A razão é que elas podem ser facilmente apagadas, facilmente alteradas, são susceptíveis de acumular bugs que resultam em desvios significativos da realidade e são difíceis de atualizar por qualquer outra pessoa que não seja a pessoa que os criou.
O controlo de inventário profissional utilizando uma solução ERP como o SAP Business One é uma das formas mais fáceis de controlar o inventário, sem erros e de uma forma muito mais eficiente.
Como gerir um inventário no SAP?
A gestão de inventário do SAP Business One permite-te manter o controlo do inventário à mão, comprometido e solicitado. Aqui dizemos-te em que consiste cada um deles:
- O inventário disponível é a quantidade que se encontra no armazém nesse momento.
- O inventário comprometido é a quantidade pendente para servir clientes ou ordens de fabrico.
- A quantidade pedida é a quantidade pendente de receber e a disponível é o resultado da adição do stock mais o pedido e da subtração do cometido.
Independentemente de gerirmos o SAP Business One com inventário permanente ou não, assim que estabelecermos um item como inventariável, saberemos esta informação em cada um dos armazéns em que o registarmos.
Portanto, não há diferença neste ponto em um ou outro sistema de gestão de inventário.
Avaliação do inventário
Quando ativamos a gestão do inventário permanente no sistema, estamos a dizer que todos os movimentos de inventário que fazemos de um item do qual queremos controlar o stock vão influenciar a sua valorização.
Para isso, teremos de pré-estabelecer um critério de avaliação no item de entre os permitidos pelo sistema, que são: custo médio ponderado, FIFO, custo padrão ou avaliação por lote ou série.
No entanto, no inventário periódico a avaliação do artigo não é controlada automaticamente, mas temos de executar o relatório de avaliação do stock para o obter.
Contabilidade
Estreitamente relacionado com o ponto anterior, no caso de um inventário perpétuo, todos os movimentos de inventário serão automaticamente refletidos na contabilidade com base nos seus critérios de avaliação. Portanto, não é necessário fazer uma entrada no inventário final para obter o resultado do ano.
No caso de inventário não perpétuo, não é feito qualquer lançamento de stock a partir de movimentos de inventário. Consequentemente, com base na avaliação dada pelo relatório acima mencionado, teremos de fazer a entrada final do stock para o conhecer.
Talvez possamos dizer neste ponto que a rastreabilidade da informação contabilística relativa à avaliação do stock é maior no caso do inventário perpétuo do que no caso do inventário não perpétuo.
Margens
Se gerirmos o inventário perpétuo poderemos comparar o preço de venda com a avaliação do inventário do item nesse momento, então teremos uma margem muito precisa.
No entanto, no inventário periódico podemos comparar com a última avaliação que foi feita do item com base no relatório de avaliação do inventário. Quanto maior for o tempo entre a data do documento de vendas e a última avaliação feita, mais distorcida será a margem.
Conclusão
Agora que sabes o que é a gestão do inventário, terás visto como o software pode tornar o processo mais fácil para ti.
Como vimos nos parágrafos anteriores, é possível gerir um inventário manualmente, mas correrás sempre o risco de cometer erros e de não teres o quadro completo que discutimos.
O software de gestão de inventário pode ajudar-te a controlar o teu armazém, certificar-te de que nunca tens muito ou pouco inventário, sincronizar o seguimento do inventário em todos os canais onde vendes produtos, recolher dados em tempo real, e aproveitar a informação para criar oportunidades, impulsionar as vendas e fazer crescer o teu negócio.
A resposta às tuas perguntas pode estar mais próxima do que pensas. Ajudámos muitas empresas a ter uma gestão de inventário mais eficaz enquanto cresciam os seus negócios. Contacta-nos para uma consulta sem compromisso.
