O seu negócio depende dos veículos e dos seus motoristas que atuam no seu melhor. Mas manter um alto nível de desempenho durante todo o dia, cada dia é mais do que apenas verificações periódicas. Siga estas 10 dicas para melhorar o controlo da sua frota automóvel e mantê-la com o mais alto nível de desempenho.
Como, sem dúvida, já notou há algum tempo, o custo de manutenção da sua frota automóvel aumentou substancialmente de um ano para o outro.
A boa notícia é que, com alguns ajustes na gestão da sua frota, pode conseguir uma melhor produtividade, menos paragens e operações mais rentáveis.
10 dicas para melhorar a gestão da frota automóvel
Não está sozinho. As dores de cabeça da gestão diária da frota que experiencia não são exclusivas do seu negócio. Muitos outros passam por ela, para que possa aproveitar a experiência de outros de modo a melhorar a sua própria gestão de veículos.
1. Definir requisitos de compra
Andar de negócio em negócio tem um ciclo de vida curto. Por isso, a longo prazo, vale a pena padronizar as suas necessidades de compra para aquilo que procura.
Por exemplo, muitas empresas permitem que os chefes de departamento façam compras de veículos, mas outras asseguram que todas as compras passam por um administrador que verifica pré-requisitos como, por exemplo:
- Baixo consumo ou pelo menos consumo abaixo dos requisitos que definiu.
- Peças de substituição disponíveis.
- O veículo é facilmente substituível.
- Baixo custo de propriedade.
- Funções relevantes específicas da indústria.
Se saltar estes ou outros requisitos que tenha definido, poderá encontrar um veículo caro, difícil de manter ou simplesmente inútil. No final do dia, um veículo deve ser rentável para a empresa.
2. Medir tudo o que é mensurável
Pode aplicar os mesmos parâmetros de rentabilidade ao controlo da sua frota automóvel que solicita a outras áreas da sua empresa.
Embora algumas métricas sejam mais importantes do que outras, em geral, medir o máximo possível ajudá-lo-á a tomar melhores decisões sobre os próprios veículos, motoristas e reparações.
Aqui estão apenas algumas coisas para começar:
- Compra ou aluguer: detalhes do contrato e garantia para cada veículo adquirido.
- Consumo: incluindo datas e locais de reabastecimento, tipos de combustível, quantidade e preço.
- Manutenção: tanto agendada como não agendada. Recolhe dados sobre o trabalho realizado, datas, peças necessárias, custos de peças e mão-de-obra.
- Desempenho do condutor: incluindo datas, locais e circunstâncias das colisões.
- Cartas de condução e respetivas datas de renovação.
Com toda esta informação pode tomar decisões sobre se vale a pena mudar de empresa de manutenção, ou se esse condutor renovou a sua carta de condução. Lembre-se de que tem soluções de gestão empresarial como, por exemplo, o SAP Business One que pode implementar na sua empresa em alguns passos fáceis.
3. Listas de verificação para motoristas
Embora tenhamos recomendado que recolhesse o máximo de informação possível, não tem de ter várias pessoas a recolher dados e factos sem sentido.
Em vez disso, crie listas de verificação para os motoristas anotarem a informação chave antes de entregarem as chaves ou trocarem os turnos.
4. Rotação do veículo
A disponibilidade dos veículos da sua frota não pode ser uma escolha livre. Os motoristas escolherão sempre o mais recente ou aquele de que mais gostam.
Para evitar uma distribuição racional do desgaste dos veículos, planeie a rotação. Isto evitará, por exemplo, o pagamento de seguros caros para veículos que não estejam a ser utilizados ou que as garantias se esgotem antes de o veículo ter saído da garagem.
Pode planear você mesmo esta rotação, ou pode utilizar soluções de gestão específicas como o SAP Business One para facilitar esta tarefa.
5. Otimizar horários
Uma forma de conseguir uma rotação racional é solicitar uma reserva. Pode aplicar o mesmo sistema existente para as salas de reuniões: encontre um calendário eficiente onde também possa acompanhar a utilização do veículo.
6. Realizar uma grande quantidade de manutenção preventiva
Não espere até ter um grande problema. Seja proativo e faça reparações e verificações precoces para minimizar o impacto de uma grande reparação ou mesmo de um acidente grave.
7. Controle o tamanho da sua frota
Precisa de todos e cada um dos veículos que compra? Não deixe o seu orçamento sofrer por causa de uma compra impulsiva ou mal avaliada. Por vezes é suficiente ter alguns veículos em aluguer sem ter de fazer o gasto de uma nova compra.
8. Otimize a utilização da frota automóvel
Se houver muitos veículos disponíveis, será difícil de se manter a par deles. Se os motoristas ou colaboradores tiverem a sensação de que existem “demasiados carros”, conduzirão mais quilómetros ou tentarão andar à socapa em quilómetros privados.
Realize auditorias regulares dos registos para procurar viagens desnecessárias. Comunique quaisquer preocupações para que todos saibam que a monitorização da frota automóvel é uma realidade.
9. Criar políticas fortes
Se colaboradores e motoristas souberem o que se espera dos que utilizam a frota automóvel, evitará mal-entendidos e problemas de comunicação.
Crie diretrizes claras para ajudar a manter as expectativas em mente para todos os empregados e motoristas.
10. Procura de uma solução de gestão automatizada da frota
Tal como em outras áreas da sua empresa, pode automatizar muitas das tarefas relacionadas com a sua frota, tais como o registo de consumo, a manutenção programada ou a rotação de veículos. Ajudá-lo-á a ter uma imagem clara da situação real da sua frota. A monitorização da sua frota automóvel poderá ajudá-lo a mitigar o impacto dos aumentos anuais de preços relacionados com o consumo e manutenção de combustível. Permitir-lhe-á também tomar decisões informadas e baseadas em dados. Se quiser apoiar com a tecnologia SAP Business One, não hesite em contactar-nos.
